Ny teknologi, ny udbudslov og dramatisk ændrede markedsvilkår vil sætte helt nye dagsordner for udbud af vejbelysning i de kommende år. Dette har fået ÅF Lighting og Horten Advokatpartnerselskab til at udvikle version 2 af det udbudsmateriale, der hidtil har været det mest brugte i markedet. Det nye materiale tager højde for de nye muligheder og den erfaring, der er samlet op efter mere end 20 udbud gennem de seneste år - blandt andet for Hovedstadens Belysningssamarbejde.

Dette skal ses i lyset af, at ÅF Lighting i tæt samarbejde med Horten Advokatpartnerselskab har oplevet en kraftig bølge af udbud for kommunal vejbelysning i de senere år. Udbuddene kommer efter en række forløb med tilbagekøb af belysningsanlæggene fra det lokale elselskab, som hidtil har ejet anlæggene. For at høste besparelserne med ny LED-teknologi og avancerede styringsløsninger, samt fordelene ved dramatisk ændrede konkurrenceforhold, har en række kommuner som Gribskov, Greve, Herlev, Brøndby, Lejre og Dragør konkurrenceudsat deres kommunale driftsog vedligeholdsopgaver og energirenovering af udtjente vejbelysningsanlæg. For at gøre dette muligt har et tilbagekøb været nødvendigt.

De nævnte kommuner har alle sparet betydelige millionbeløb ved at udbyde deres drift, vedligehold og energirenovering via et samlet udbud baseret på udbudsmodeller med indbyggede dynamiske armaturpriser og garanti for opnåede energibesparelser. I næste udbudsbølge indbygges de muligheder, som den nye udbudslov giver, ligesom erfaringer fra de gennemførte udbud integreres. Det omfatter blandt andet lysstyringsstrategi, energirenovering, kontraktlængde, garantiforhold og transientbeskyttelse.

Avancerede udbud

Med skiftet til LED-teknologi og avancerede styringsløsninger er det muligt at opnå store energibesparelser, omend besparelserne kan være meget forskellige fra armatur til armatur og fra løsning til løsning. Det stiller krav til avancerede udbudsmodeller, der tager højde for denne udvikling, og som kan optimere pris, design, kvalitet og energieffektivitet.

Udviklingen af LED-teknologien stiller samtidig nye krav til garantier og levetider, som medfører, at der i udbuddet skal stilles tilsvarende krav, der sikrer, at forudsætningerne for energibesparelser og tilbagebetalingstider holder i praksis.

I takt med at LED-og styringsteknologien udvikler sig, ændrer krav og løsninger sig altså, og derfor skal udbudsmodellerne løbende tilpasses, så kommunerne til enhver tid får de mest optimale løsninger, der lever op til deres individuelle behov.

Store besparelser

Vi oplever i dag, at mange kommuner er bekymrede for de samlede transaktionsomkostninger, når indkøbsopgaver skal planlægges og eventuelt udbydes. Men det viser sig gang på gang, at transaktionsomkostningerne hurtigt tjenes hjem ved udbud af vejbelysning. Ser man på de seneste års udbud af drift og vedligehold af vejbelysning, er der nemlig sket markante ændringer i markedet. De kommuner, som har gennemført udbud, har således oplevet, at drift og vedligeholdsudgifterne kan reduceres med over 70%, hvis opgaven ikke har været i udbud tidligere - vel og mærke uden at serviceniveauet forringes.

Et af de nyeste eksempler på udbud er i Brøndby Kommune, hvor man har sparet 420 kr./ armatur pr. år på alle kommunens 11.000 armaturer ved at udbyde drift og vedligeholdsopgaverne. En årlig besparelse på over 4 mio. kr. som ifølge kommunen er sket uden serviceforringelser. Tidligere var det elselskabet, som satte prisen - nu er det markedet.

Faktisk oplever vi, at markedet markedet for drift og vedligehold af vejbelysning udvides i øjeblikket. Dels fordi der findes en række leverandører, som har specialiseret sig i denne type af vedligeholdsopgaver, og dels fordi der hele tiden kommer nye entreprenører til, som har erfaring med tilsvarende opgaver. Markedet er altså stadig interessant for nye virksomheder på trods af kraftigt faldende priser.

En tilsvarende udvikling ses i både Sverige og Norge, hvor markedet også ændrer sig kraftigt som følge af ny teknologi, krav om konkurrenceudsættelse og et stort behov for energirenovering.

Faldgruber og erfaringer

Vores erfaringer med udbud af vejbelysning viser, at disse udbud på trods af deres komplekse indhold kan gennemføres forholdsvis enkelt, men også at der er store gevinster at hente i måden, hvorpå udbuddet gennemføres. Generelt er det vigtigt, at opgaven er klart defineret og godt beskrevet.

Et af de afgørende punkter er overblikket over det eksisterende anlæg. Ofte findes anlægsdata i en anlægsdatabase eller i et GIS-system, men er disse oplysninger fejlbehæftede - eller ikke opdaterede - er der større risiko for de bydende, hvorved prisen stiger. Et godt opdateret overblik over anlægget giver omvendt de bydende præcis information om anlæggets sammensætning, og gør det muligt at sammensætte det helt rette tilbud på opgaven samt identificere besparelsespotentialer - enten ved udskiftning af armaturer eller ved investering i styring og dæmpning.

For optimale besparelser baseres vores udbudsmodeller på, at der skal findes én leverandør til både drift, vedligehold og energirenovering. Denne model giver en række fordele frem for at splitte opgaven op i en række mindre leverancer bestående af armaturer, master og drift og vedligehold.

En af de vigtigste fordele med énleverandør-modellen er, at grænsefladerne er meget enklere, da kun én enkelt leverandør er ansvarlig for armaturer, styring, master, installation samt drift og vedligehold.

Det betyder samtidig, at én leverandør er ansvarlig for planlægning og udførelse af opgaven. Og endelig, at kun én leverandør skal bestille og koordinere leverancerne og sikre sig, at materiellet er klart til installationen.

Opgaver, der ville ligge tungt på kommunens skuldre, hvis opgaven blev splittet op på flere leverandører.

Garantiforpligtelserne er også enklere at håndtere, fordi kun én har ansvaret for at anlægget fungerer - leverandøren. I énleverandørmodellen er leverandøren typisk en større aktør, som køber mange armaturer, master og udstyr, og som derfor har en langt bedre position, når der er problemer med produkterne, end en kommune typisk selv ville have. Hertil kommer prisen. Den samlede pris bliver væsentligt lavere, når der både er drift, vedligehold og energirenovering samlet i én leverance. Og endelig giver en større kontraktsum og muligheden for at koordinere drift og vedligehold med udskiftning af belysningsanlægget en langt mere attraktiv opgave for leverandøren.

Ny udbudslov og nye muligheder

Den nye udbudslov, der trådte i kraft den 1. januar i år, har gjort adgangen til at anvende de mere fleksible udbudsprocedurer med forhandlingsmulighed større. Særligt i mere komplekse kontraktforhold er dette en positiv udvikling, fordi mulighederne for både at afgive og modtage bedre tilbud optimeres.

Anvendelse af forhandlingsprocedurerne er betinget af, at kontraktens indhold nødvendiggør en smidigere procedure.

Sidstnævnte kunne eksempelvis være udbud af komplekse kontrakter, hvor løsningen er innovativ eller forbundet med særlige risici, eller hvor det ganske enkelt ikke er muligt at beskrive ydelsen tilstrækkeligt i forbindelse med bekendtgørelsen af udbuddet.

Det er karakteristisk, at udbud med forhandling nu kan anvendes, selvom en løsning allerede er på markedet, hvis blot en vis grad af tilpasning er påkrævet i forbindelse med indkøbet - det vil således, fortsat, ikke være muligt at udbyde en standardydelse ved udbud med forhandling. Udbud af vejbelysning er uden tvivl en kompleks ydelse, der berettiger til anvendelse af proceduren udbud med forhandling.

Hvad må man forhandle om?

Formålet med forhandlingerne er, at ordregiver kan modtage tilbud i flere faser og under hver fase får mulighed for at præge og optimere tilbuddenes kvalitet og indhold.

En af de store, og absolut mest væsentlige, nyskabelser i den nye udbudslov er de meget vide grænser for, hvad der kan diskuteres på et forhandlingsmøde. Principielt kan alle forhold drøftes, når blot der gives feedback i overensstemmelse med ligebehandlingsprincippet - det betyder, at ingen tilbudsgivere må opnå en konkurrencemæssig fordel på baggrund af et videnforspring. Derimod er der væsentlige begrænsninger for, hvilke drøftelser og klagepunkter i udbudsmaterialet, som en ordregiver lovligt kan imødekomme. Der må aldrig ændres på grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, fordi den slags ændringer kan fordreje konkurrencen mellem de potentielle leverandører. Dette gælder eksempelvis tildelingskriterier og ydelsens mindstekrav - ordregiver skal derfor altid have gjort sig klart, hvad der er behov for, og hvad de omtrentlige vilkår for indkøbet skal være.

Hvad er fordelene ved forhandling i udbud af vejbelysningskontrakter?

Et af de store praktiske problemer i forbindelse med udbud af vejbelysningskontrakter er, at det som udgangspunkt er forbudt at anvende referenceprodukter i de tekniske specifikationer. Dette er særligt problematisk i forbindelse med modernisering og energirenovering, fordi der ofte vil være et ønske om at indkøbe armaturer, der ligner dem, ordregiver allerede har. Henvisning til bestemte produkter eller fabrikater kan være lovlig, hvis kontraktgenstanden ikke kan beskrives tilstrækkelig nøjagtigt og forståeligt uden. Det vil altid påhvile ordregiveren at bevise, at det var nødvendigt at henvise til et referenceprodukt, og dette kan være en svær bevisbyrde at løfte, fordi ydelsen næsten altid kan beskrives i et vist omfang. I praksis anvendes referenceprodukter ganske ofte i forbindelse med udbud af vejbelysning for at sikre, at de bydende har et indtryk af, hvilket udtryk ordregiver ønsker.

Udbud med forhandling giver mulighed for at drøfte de indledende tilbuds gode og dårlige side, og således også for at forhandle om produkt-og materialevalg, hvis altså de oplistede minimumskrav til funktionalitet er opfyldt. Dette giver en betydelig fleksibilitet, særligt i kontrakter med hovedvægten på drift-og vedligehold af vejbelysning, men med eksempelvis et mindre element af modernisering. Her vil ordregiverne have større fleksibilitet til at tilpasse de tilbudte løsninger til ordregivers ønsker.

Som beskrevet ovenfor er der vide rammer for forhandling, og ordregiverne vil generelt have en væsentligt større fleksibilitet og derved væsentligt større muligheder for at opnå den løsning, der passer ordregiveren bedst igennem udbud med forhandling.

Hovedstadens belysningssamarbejde

For at samle erfaringer og viden med vejbelysning etablerede 15 hovedstadskommuner i 2014 Hovedstadens Belysningssamarbejde, som ønskede fælles udbudsparadigmer for vejbelysning.

ÅF Lighting og Horten Advokatpartnerselskab vandt udbuddet og udviklede paradigmer med den nyeste tekniske og juridiske viden, som nu har været testet og gennemprøvet i en lang række kommuner.

Udgivet i Trafik & Veje 20. maj 2016
Forfattere: Civilingeniør Kenneth Munck, ÅF Lighting og Partner Andreas Christensen, Horten Advokatpartnerselskab
 

 

kontakt

Andreas Christensen

Partner