6 ting kommuner skal være opmærksomme på ved aktindsigtssager

Vi gennemgår 6 ting, som kommuner skal være opmærksomme på ved aktindsigtssager. Du kan læse mere om en række konkrete sager via linket til Statsforvaltningens udtalelser i hvert afsnit.

1. Aktindsigt omfatter ikke oplysninger om, hvilke internetdomæner myndighedens ansatte besøger (logoplysninger).

Det har Statsforvaltningen udtalt, da en myndighed gav en journalist afslag på aktindsigt med den begrundelse, at sådanne oplysninger ikke kan anses for at være omfattet af offentlighedslovens § 11, stk. 1.

Statsforvaltningen var enig heri, da de pågældende besøg kan være udført af myndighedens ansatte i forbindelse med personlige formål, og da offentlighedsloven kun gælder oplysninger, der er tilvejebragt som led i den virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning.

Læs Statsforvaltningens udtalelse her.

2. Aktindsigt omfatter oplysninger, der fremgår af rapporter udarbejdet af eksterne konsulenter, også selvom rapporterne skal bruges af den pågældende myndighed i forbindelse med en konkurrence og derfor har et forretningsøjemed.

Dette har Statsforvaltningen slået fast, da en myndighed gav afslag på aktindsigt med den begrundelse, at deltagerne i den pågældende konkurrence ellers ville blive stillet ulige, og da myndigheden potentielt ville lide et økonomisk tab. Myndigheden henviste i den forbindelse til offentlighedslovens § 33, nr. 3.

Statsforvaltningen udtalte, at bestemmelsens formål er at sikre, at offentlige myndigheder kan indgå kontrakter og træffe forretningsmæssige dispositioner på lige vilkår med private erhvervsdrivende. Myndighedens beskyttelsesinteresse kunne derfor ikke begrunde undtagelse fra aktindsigt.

Læs Statsforvaltningens udtalelse her.

3. Et afslag på aktindsigt skal konkretiseres og begrundes tilstrækkeligt, og der skal eventuelt indhentes en udtalelse fra de personer, de pågældende akter vedrører.

Det har Statsforvaltningen udtalt, efter en myndighed gav afslag på aktindsigt med den begrundelse, at der var tale om forretningsforhold, jf. offentlighedslovens § 30, nr. 2, brevveksling med sagkyndige til brug for retssag, jf. offentlighedslovens § 27, nr. 4, samt forskeres resultater, jf. offentlighedslovens § 33, nr. 4.

Statsforvaltningen lagde vægt på, at myndigheden ikke havde konkretiseret, hvilke økonomiske skadesvirkninger en offentliggørelse ville medføre, ligesom myndigheden ikke havde indhentet en udtalelse fra de personer, akterne vedrørte.

Endelig udtalte Statsforvaltningen, at myndigheden skal underrette borgeren, både ved den oprindelige anmodning samt ved en eventuel senere genvurdering heraf, hvis myndigheden ikke forventer at færdigbehandle sagen inden for 7 dages-fristen. Myndigheden skal i den forbindelse også oplyse om, hvornår myndigheden forventer at have færdigbehandlet sagen.

Læs Statsforvaltningens udtalelse her.

4. Overskridelse af sagsbehandlingsfrister kan ikke begrundes i selvvalgte lukkedage, ligesom personalemæssige forhold kun kan begrunde en kortvarig udskydelse.

Dette har Statsforvaltningens udtalt, efter en myndighed begrundede en fristoverskridelse i, at myndigheden havde haft lukket mellem jul og nytår, og at der var indtrådt sygdom hos en medarbejder, der var central i forhold til behandling af aktindsigtsanmodninger.

Statsforvaltningen udtalte, at aktindsigtssager skal prioriteres højt, at selvvalgte lukkedage skal medregnes ved fristberegningen, og at personalemæssige forhold såsom sygdom mv. kun kan begrunde en kortvarig udskydelse af afgørelsen.

Læs Statsforvaltningens udtalelse her.

5. Identifikationskravet i offentlighedsloven er opfyldt, blot det er muligt delvist at identificere de sager, der anmodes om aktindsigt i.

Statsforvaltningen har fastslået dette, efter en myndighed gav afslag på aktindsigt med den begrundelse, at det ikke var muligt at identificere samtlige af de 21 sager, borgeren anmodede om aktindsigt i, og at myndigheden ikke ville meddele aktindsigt i færre af sagerne, da det kunne give indtrykket af, at myndigheden tilbageholdt information. Myndigheden henviste herefter til offentlighedslovens § 9, stk. 1.

Da Statsforvaltningen kunne identificere mindst tre af de sager, der var anmodet om aktindsigt i, var identifikationskravet for så vidt angår disse opfyldt, og myndigheden skulle have meddelt aktindsigt heri i overensstemmelse med offentlighedslovens regler.

Læs Statsforvaltningens udtalelse her.

6. Ved afslag på aktindsigt med henvisning til uforholdsmæssigt stort timeforbrug skal myndigheden redegøre for det forventede timeforbrug og tage hensyn til, om aktindsigtsanmodningen må antages at være begrundet i en særlig interesse.

Det har Statsforvaltningen udtalt, efter en myndighed gav afslag på aktindsigt i en række oplysninger med den begrundelse, at de oplysninger, der blev anmodet om aktindsigt i, ikke allerede forelå og derfor først skulle konstrueres, og at dette ville kræve et stort arbejde, jfr. offentlighedslovens § 9, stk. 2, litra a.

Statsforvaltningen var enig med myndigheden i, at imødekommelsen af aktindsigtsanmodningen ville medføre et stort ressourceforbrug, men da myndigheden ikke havde foretaget en konkret vurdering af, hvor stort tidsforbruget ville være, og da myndigheden heller ikke havde inddraget det forhold, at anmodningen kom fra en massemedie og derfor var begrundet i en særlig interesse, fandt Statsforvaltningen ikke, at myndigheden var berettiget til at give afslag med den anførte begrundelse.

Læs Statsforvaltningensudtalelse her.

kontakt

Rikke Søgaard Berth

Partner

Line Markert

Partner

Malene Graff

Specialistadvokat