Efter databeskyttelsesforordningen skal vi orientere om vores behandling af personoplysninger, og hvilke rettigheder de registrerede har. Denne orientering findes i det følgende.

Vores indsamling af data

Rådgivningssager

Når vi yder rådgivning, modtager vi forskellige dokumenter og oplysninger i elektronisk form fra vores klienter, inklusive disses ansatte. Disse dokumenter og oplysninger opbevares på en digital sag og i nogle situationer tillige på en fysisk sag. Der vil ofte være personoplysninger i de dokumenter og oplysninger, som vi modtager fra vores klienter, og der vil under en sags behandling til tider komme flere personoplysninger til, eksempelvis fra modparter og deres rådgivere, myndigheder og domstole og kontaktpersoner hos disse, eller i form af offentligt tilgængelige oplysninger, som Horten selv indsamler. Det kan være almindelige personoplysninger, eksempelvis navn og kontaktinformation. Det kan være CPR-numre eller oplysninger om lovovertrædelser. Og det kan være følsomme personoplysninger, eksempelvis om helbreds- og fagforeningsforhold. Oplysningerne kan vedrøre vores klienter eller andre personer, som indgår i de pågældende sager.

Nyhedsbreve og Ret & Indsigt

Ved tilmelding til Hortens nyhedsbreve og magasinet Ret & Indsigt registrerer vi navn, mailadresse og retligt interesseområde. Hvis Ret & Indsigt ønskes sendt med post registrerer vi navn, e-mailadresse, titel, organisation og adresse. Oplysningerne anvendes til at sende Hortens nyhedsbrev og/eller Ret & Indsigt. Enkelte medarbejdere hos Horten har adgang til en liste over abonnenter. Ved hjælp af disse oplysninger holder Horten sig løbende orienteret om omfanget og arten af abonnementer, hvilket blandt andet bruges til at forbedre vores kommunikation. Nyhedsbreve og nyhedsmagasinet Ret & Indsigt kan altid fravælges ved at klikke på Afmeld i bunden af den mail, nyheden udsendes med. Den trykte version af Ret & Indsigt kan fravælges ved at sende en mail til info@horten.dk.

Arrangementer

Ved tilmelding til arrangementer hos Horten registrerer vi i forbindelse med tilmeldingen sædvanligvis navn og mail til brug for kommunikation om arrangementet, herunder kan vi ud fra en konkret vurdering anvende oplysningerne til udarbejdelse af deltagerlister, som uddeles til deltagere og oplægsholdere ved en række af vores arrangementer. Nærmere orientering herom findes i tilmeldingsbetingelserne, som skal godkendes i forbindelse med tilmelding til vores arrangementer.

Hjemmeside

Ved besøg på vores hjemmeside www.horten.dk registrerer vi, hvilke sider der er besøgt, hvornår, og hvilken browser der er anvendt. Oplysningerne anvendes i forbindelse med afvikling af driften samt til udarbejdelse af statistik, som blandt andet kan bruges til at forbedre opbygningen af Hortens hjemmeside, idet vi i videst muligt omfang anonymiserer oplysningerne. Nærmere oplysning om vores brug af cookies kan findes her.

Rekruttering

Når vi modtager ansøgninger får vi forskellige dokumenter fra ansøgeren. Disse dokumenter opbevares i vores HR system, hvor alene vores rekrutteringsansvarlige har adgang. Der vil være personoplysninger i disse dokumenter. Det kan være almindelige oplysninger, eksempelvis navn, kontaktoplysninger, reference til tidligere ansættelse, eksamensbeviser. Det kan være CPR-numre eller følsomme oplysninger, eksempelvis om helbredsforhold.

Dataansvarlig

Horten Advokatpartnerselskab, Philip Heymans Alle 7, 2900 Hellerup, CVR-nr. 33775229 er dataansvarlig for oplysninger, som modtages til brug for vores almindelige rådgivning af vores klienter.

Vores kontaktoplysninger er telefon 3334 4000, info@horten.dk (krypteret mail: securemail@horten.dk).

Hvis du har spørgsmål om vores behandling af dine persondata, kan du kontakte os herom på info@horten.dk.

Formål og grundlag

Vi behandler de oplysninger, vi modtager, med det formål at kunne rådgive vores klienter i de sager, som oplysningerne indgår i. Denne behandling sker afhængig af opgavens og oplysningens karakter med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, c eller f, artikel 9, stk. 2, litra f, eller databeskyttelseslovens § 8, stk. 3. Almindeligvis vil hjemlen til at indhente og behandle oplysningerne være, at det er nødvendigt for at opfylde kontrakten med vores klienter, eller for at varetage vores klienters legitime/berettigede interesser eller fastlægge, påberåbe eller forsvare deres retskrav. Når vi behandler CPR-numre sker det med hjemmel i databeskyttelseslovens § 11.

Når vi behandler oplysninger i forbindelse med tilmelding til nyhedsbreve, Ret & Indsigt eller arrangementer er hjemlen herfor databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, b eller f.

I sager, som omfattes af hvidvaskloven, indhenter vi identitetsoplysninger mv. på vores klienter med det formål at opfylde denne lovs krav. Hjemlen for denne behandling følger af hvidvasklovens § 11.

Ved ansøgninger behandler vi som udgangspunkt personoplysninger med hjemmel i persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra b, da der er tale om oplysninger, som ansøgere selv har fremsendt os med henblik på at opnå ansættelse. Behandling af personlighedstests, logiske tests mv. sker tilsvarende med hjemmel i persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f, eller via samtykke, jf. persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a og for følsomme oplysningers vedkommende artikel 9, stk. 2, litra a og databeskyttelseslovens § 12.

Videregivelse mv.

Vi stiller ikke personoplysninger til rådighed for nogen tredjepart med henblik på markedsføring eller lignende formål.

Vi videregiver alene personoplysninger, hvis det er nødvendigt, for at vi kan varetage vores klienters ovennævnte interesser. De typiske modtagere af sådanne oplysninger vil være myndigheder, domstole, modparter og deres rådgivere. I sager, som omfattes af hvidvaskloven, videregiver vi identitetsoplysninger mv. i det omfang, vi er forpligtede til at gøre dette efter loven.

Vi overfører sædvanligvis ikke data udenfor EU, og hvis sådan overførsel måtte finde sted, sker det alene under iagttagelse af de nødvendige sikkerhedsgarantier som krævet efter den gældende databeskyttelseslovgivning.

Vi overlader personoplysninger til vores systemleverandører Mimecast og HighQ i henhold til databehandleraftaler, og alene med det formål at muliggøre vores anvendelse af de pågældende it-systemer.

Vi har etableret passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring mod uautoriseret adgang til, tab eller ødelæggelse af de data, som er undergivet vores ansvar. Vi udvikler løbende vores sikkerhedspolitikker og procedurer for at sikre, at vores systemer er sikre og beskyttede. Det er kun personer, som har et legitimt behov for at behandle personoplysninger til de ovennævnte formål, der har adgang til disse.

Opbevaringsperiode

Vi opbevarer personoplysninger, så længe der er en relevant retlig interesse heri, hvilket sædvanligvis afgøres ud fra en konkret vurdering af oplysningernes betydning sammenholdt med de gældende forældelsesregler. Hvis der er en relevant retlig interesse, vil opbevaringen kunne ske i indtil 10 år efter sagens afslutning.

I sager, som omfattes af hvidvaskloven, opbevarer vi efter de gældende regler identitetsoplysninger i fem år efter sagens afslutning.

De registreredes rettigheder

De registrerede har efter databeskyttelsesforordningen:

  • ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler
  • ret til at få urigtige oplysninger rettet
  • ret til i særlige tilfælde at få slettet oplysninger, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning
  • ret til i visse tilfælde at få begrænset behandlingen, så den fremover – bortset fra opbevaring – alene må ske efter samtykke eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser
  • ret til i visse tilfælde at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af oplysningerne
  • ret til at modtage de registrerede personoplysninger i struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbar format samt at få overført disse fra en dataansvarlig til en anden uden hindring.

Vi kan i forbindelse med registreredes udøvelse af ovenstående rettigheder stille krav om relevant legitimation.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Du kan indgive klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Denne orientering er senest opdateret i maj 2018 og vil løbende blive opdateret efter gældende regler og praksis samt i overensstemmelse med justeringer i vores forretningsgange.

Vil du vide mere?

Erik Wendelboe Christiansen

Partner