Social- og Indenrigsministeriet har udtalt, at retten til sagsindsigt omfatter PowerPoints forelagt enkelte politikere i en kommune.

Social- og Indenrigsministeriet har den 22. august 2016 udtalt, at en række PowerPoints, der var blevet anvendt til møder mellem partirepræsentanter i Randers Byråd og kommunale medarbejdere, var omfattet af kommunalbestyrelsesmedlemmers ret til sagsindsigt efter § 9 i lov om kommunernes styrelse. Ministeriet ændrer herved Statsforvaltningens udtalelse af 8. maj 2015.

5 pointer fra Social- og Indenrigsministeriets udtalelse

  • Retten til sagsindsigt er en væsentlig mindretalsbeskyttelsesregel og gælder også materiale, som forvaltningen har forelagt for enkelte politikere/partier.
  • Materiale anses som endeligt, og er dermed omfattet af sagsindsigt i henhold til kommunestyrelseslovens § 9, når det anvendt på møder mellem forvaltningen og politikere (se særlige bemærkninger om forelæggelse for en borgmester nedenfor).
  • Reglen om sagsindsigt er teknologineutral, og det har derfor ikke betydning, om dokumentet er blevet printet eller alene foreligger i elektronisk form.
  • Materiale skal journaliseres – også denne type materiale.
  • Ministeriet vil inden årsskiftet 2016/17 afgive en generel vejledende udtalelse om forvaltningens mulighed for at yde bistand til partier og politikere i kommunalbestyrelsen. 

Randers-sagen

Ministeriet udtaler, at § 9 skal forstås sådan, at det materiale, der ønskes sagsindsigt i, skal foreligge i en endelig form på det tidspunkt, hvor anmodningen bliver besvaret. I den sammenhæng nævner ministeriet, at bestemmelsen ikke giver ret til løbende sagsindsigt.

Det har ikke betydning, om materialet er blevet printet (herunder uddelt) eller er vist elektronisk. Kommunestyrelsesloven anvender således samme teknologineutrale begreb som offentlighedsloven. 

For så vidt angår spørgsmålet om "endelighed" udtaler ministeriet, at sagsmateriale, der er blevet fremlagt for et kommunalpolitisk organ eller kommunalbestyrelsesmedlemmer, altid vil blive anset som værende i endelig form. 

Da journaliseringspligten efter offentlighedslovens § 15, stk. 1, gælder interne dokumenter i endelig form, udtaler ministeriet videre, at materialet skulle have været journaliseret. Hvis tidligere versioner af dokumentet ikke siden kan fremsøges, skal hver fremvist (og dermed endelig) version gemmes særskilt. 

Særligt om borgmestre

Afgørelsen gav desuden anledning til mere generelle overvejelser, herunder om materiale, der er forelagt borgmesteren, må anses for at være "endeligt" og dermed omfattet af sagsindsigten. 

Ministeriet udtaler, at det ikke er tilstrækkeligt til at anse materiale som "endeligt", at det er blevet forelagt en borgmester i en udvalgsstyret kommune. Det begrundes med, at borgmesteren er den daglige leder af forvaltningen og som udgangspunkt ikke et kommunalpolitisk organ. Ministeriet finder, at en administrativ leder som en forudsætning for sit arbejde må have en fri adgang til alt materiale i forvaltningen.

Noget andet gælder i sager, hvor borgmesteren afgør en sag efter § 31, stk. 1, i kommunestyrelsesloven. Her må materialet anses som endeligt og dermed omfattet af § 9. Det samme gælder, hvis borgmesteren har afgivet en indstilling til kommunalbestyrelsen, hvor der ikke er et udvalg til sagsområdet.

Forvaltningens bistand til partier og politikere

Sagen har efter ministeriets opfattelse derudover givet anledning til en række generelle overvejelser om forvaltningens bistand til de enkelte lister/partier, hhv. kommunalbestyrelsesmedlemmer. 

Ministeriet har ikke tidligere udtalt sig herom, og der er kommet input til drøftelserne af dette samspil blandt andet i form af Bo Smith-udvalgets rapport. 

Det fremgår af udtalelsen, at ministeriet i lyset af Randers-sagen nu vil afgive en generel vejledende udtalelse om forvaltningens mulighed for at yde denne type bistand. Udtalelsen forventes at foreligge senest ultimo 2016.

kontakt