18 RET & INDSIGT NR 3 | 2019
UDBUD MED FORHANDLING
Adgangen til fleksible udbudsprocesser blev i 2016 med udbudsloven udvidet
betragteligt, men siden da er anvendelsen af udbudsformer som udbud med
forhandling tilsyneladende stagneret.
Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
har i december 2018 udgivet en analyse
af den offentlige konkurrence. Af
analysen fremgår, at der i 2018 blandt
de i alt 2.534 offentliggjorte EU-udbud
blev benyttet fleksible udbudsprocesser
i 488 udbud – altså i mindre end 20 %
af alle offentliggjorte EU-udbud.
Årstal 2016 2017 2018
Antal fleksible
338 483 488
udbud
Tallene for 2019 kender vi i sagens
natur endnu ikke, men udviklingen er
ikke til at tage fejl af. Tilbage står
spørgsmålet, hvorfor så få ordregivere
bruger de fleksible udbudsformer? Vi
sætter fokus på proceduren “udbud
med forhandling” i et forsøg på at
synliggøre de ulemper, men også de
mange fordele, som er forbundet med
denne udbudsform.
HVAD ER UDBUD MED FORHANDLING?
Udbud med forhandling er en udbudsproces
med prækvalifikation. I tilbudsfasen
afgives først et indledende tilbud,
hvorefter der kan indledes én eller flere
forhandlingsrunder med tilbudsgiverne.
Til forskel fra et offentligt eller begrænset
udbud giver udbud med forhandling
adgang til dialog i selve udbudsprocessen.
Samtidig får tilbudsgiverne
mulighed for at forbedre tilbuddet, så
det endelige tilbud i højere grad
opfylder ordregivers specifikke ønsker.
Ordregiver kan under forhandlingerne
give tilbudsgiverne konkret feedback
på tilbuddet, hvilket oftest vil højne
konkurrencen blandt de prækvalificerede
tilbudsgivere. Samtidig skaber
forhandlingerne et rum for, at tilbudsgiver
og ordregiver ansigt-til-ansigt kan
drøfte både tilbuds- og udbudsgrundlag
og derved få en bedre forståelse af
begge.
Ud over muligheden for at optimere de
indledende tilbud, bidrager udbud med
forhandling derfor til, at eventuelle
uklarheder i udbudsmaterialet kan
afklares og håndteres uden unødvendige
forbehold.
HVORNÅR KAN UDBUD MED
FORHANDLING ANVENDES?
EU-udbud med forhandling kan anvendes
frit efter forsyningsvirksomhedsdirektivet
og forsvarsdirektivet, mens proceduren
efter udbudsloven kan anvendes i
følgende fire tilfælde:
1. Når ordregivers behov ikke kan
imødekommes uden tilpasning af
allerede tilgængelige løsninger.
2. Når kontrakten omfatter design eller
innovative løsninger.
3. Når kontrakten på grund af særlige
omstændigheder med hensyn til
dens art, kompleksitet eller de retlige
og finansielle forhold eller risici i
forbindelse hermed ikke kan tildeles
uden forudgående forhandling.
4. Når ordregiveren ikke kan fastlægge
de tekniske specifikationer
tilstrækkelig præcist.
Selvom ovenstående er udtryk for en
udtømmende liste over situationer, hvor
processen kan anvendes, rummer listen
mulighed for, at en lang række af de
udbud, der i dag gennemføres som
offentlige eller begrænsede udbud, vil
kunne udbydes ved udbud med
forhandling.
FORDELE OG ULEMPER
Ligesom de øvrige udbudsprocesser
har udbud med forhandling både
fordele og ulemper. Som nævnt ovenfor
har udbud med forhandling den
Eventuel
markedsdialog
Eventuelt
informationsmøde
Frist for
prækvalifikation
Frist for
indledende
tilbud
Underretning om
prækvalifikation -
opfordring til at
afgive tilbud
Offentliggørelse af
udbudsbekendtgørelse
og det fulde
udbudsmateriale
Håndtering
af spørgsmål
og svar
Gennemgang af
ansøgning og
udvælgelse
(hvis der er flere
egnede
ansøgere end det
offentliggjorte antal)
Eventuel
indhentelse af
dokumentation i
forbindelse med
prækvalifikation