Hjemlen til at opkræve byggesagsgebyr findes i byggelovens § 28, som siden 2016 har indebåret, at en kommune, der ønsker at opkræve gebyr for behandlingen af ansøgninger efter byggeloven, kan opgøre gebyret enten efter tidsforbrug eller som et fast, mindre gebyr. Byggelovens § 28 er suppleret af regler i bygningsreglementet med den gældende version i BR18 § 39.
Kernen i reglerne er, at den enkelte kommune frit kan vælge, om den vil opkræve gebyrer for kommunens byggesagsbehandling, eller om den i stedet vil skattefinansiere byggesagsbehandlingen.
Fastsættelse af timepris
Kommunens gebyrindtægter ved opgørelse efter tidsforbrug må ikke overstige de omkostninger, kommunen har i forbindelse med byggesagsbehandlingen. Inden for den ramme kan kommunen relativt frit bestemme, om alle omkostninger forbundet med byggesagsbehandlingen skal indgå i beregningsgrundlaget for timeprisen, eller om nogle af omkostningerne skal skattefinansieres.
Kommunen kan således vælge både at medtage de udgifter, som den har til selve byggesagsbehandlingen, og også udgifter af mere indirekte eller generel art, som medgår til administrationen af byggesagsbehandlingen. Det kunne fx være oplæring af nye medarbejdere eller udførelse af stikprøvekontrol.
Udspecificering af tidsforbrug
Når byggesagsgebyret opkræves, skal kommunen udspecificere sit tidsforbrug i den enkelte byggesag.
Hverken byggeloven eller bygningsreglementet indeholder nærmere krav til, hvordan timeforbruget skal udspecificeres. Men praksis viser, at udspecificeringen skal være relativt detaljeret.
I en klagesag fra 2020 fandt Byggeklageenheden, at kommunens udspecificering i tre poster (”Forberedende byggesagsbehandling: 5 timer, Teknisk byggesagsbehandling: 11,75 timer og Adm. og juridisk byggesagsbehandling: 0,75 timer”) ikke var tilstrækkelig. Den mangelfulde udspecificering blev dog efterfølgende udbedret, idet kommunen havde udspecificeret tidsforbruget i seks mere uddybende poster, samt vedhæftet en oversigt og bemærkninger over kommunens tidsregistreringer i sagen.
I andre sager har Byggeklageenheden afgjort, at der ikke kan faktureres pr. løbende halve time, men at den tidsregistrering, der faktureres ud fra, skal være præcis ned til minuttet.
Hvilke sagsbehandlingsskridt?
Nogle kommuner vælger først at opkræve gebyr fra og med modtagelsen af en ansøgning, hvorimod andre også opkræver gebyr efter tidsforbrug for forhåndsdialog med borgeren. Her er det vigtigt at sondre mellem den del af sagsbehandlingen, der hører til kommunens forvaltningsretlige vejledningspligt, som den ikke kan opkræve gebyr for, og påbegyndelsen af den egentlige byggesagsbehandling.
I forbindelse med byggesager træffes tit afgørelse efter anden lovgivning, fx en dispensation efter planloven. Der kan alene opkræves byggesagsgebyr i sager, hvor der træffes afgørelse med hjemmel i byggeloven. Der kan derfor ikke opkræves byggesagsgebyr for tilladelser og dispensationer, der meddeles efter anden lovgivning. På den baggrund bør kommunen indrette sin tidsregistrering sådan, at sagsbehandling efter byggeloven kan adskilles fra øvrig sagsbehandling.