En aktuel undersøgelse af Skattestyrelsens Facebook-profil rejser væsentlige spørgsmål om, hvilke retlige rammer der gælder for offentlige myndigheders brug og administration af profiler på sociale medier generelt. Få en opdatering af rammerne og fem gode råd om offentlige myndigheder på de sociale medier.
Folketingets Ombudsmand har af egen drift indledt en generel undersøgelse af Skattestyrelsens Facebook-profil. Ombudsmanden har bedt Skattestyrelsen om at indsende kopi af alle styrelsens og borgeres opslag på profilen og om at redegøre for en række forhold. Dette gælder bl.a. Skattestyrelsens overvejelser om vejledningen på Facebook-profilen, videresendelse af henvendelser til et fagområde og praksis vedrørende notering og journalisering af relevante oplysninger fra profilen.
Egendrift-undersøgelsen udspringer af en sag fra 2019 om Skattestyrelsens brug af sociale medier, hvor ombudsmanden også spurgte ind til Skattestyrelsens overholdelse af de forvaltningsretlige regler. Denne sag blev afsluttet med ombudsmandens brev af 14. juni 2019. Ombudsmanden undersøgte dengang, om Skattestyrelsen havde fastsat generelle retningslinjer for administration af styrelsens profiler på sociale medier, herunder journalisering, notatpligt og behandling af fortrolige oplysninger. Skattestyrelsen oplyste i den anledning, at styrelsen var blevet opmærksom på, at der var behov for at revidere og udbygge styrelsens retningslinjer. Styrelsen fremsendte derfor de reviderede retningslinjer til ombudsmanden, der herefter ikke foretog sig yderligere i sagen.
Gældende rammer for myndigheders profiler på sociale medier
Statsministeriet og Justitsministeriet udsendte i 2015 et notat om retlige forhold ved ministres brug af sociale medier. Notatet er justeret i 2019. Det fremgår bl.a., at journaliseringspligten efter offentlighedslovens § 15 efter omstændighederne kan omfatte indlæg på sociale medier. Derudover fremgår det, at også notatpligten efter offentlighedslovens § 13 kan finde anvendelse på sådanne indlæg.
Desuden fremgår det, at vejledningspligten efter forvaltningslovens § 7, stk. 1, forpligter myndighederne til at tage stilling til, om og hvordan et indlæg på sociale medier skal besvares, hvis indlægget indeholder et spørgsmål. Det følger således af notatet, at de almindelige forvaltningsretlige regler og principper finder anvendelse ved myndighedernes administration af profiler på sociale medier.
Ombudsmandens fokus på, at de forvaltningsretlige regler skal overholdes, når offentlige myndigheder bruger sociale medier, aktualiserer, at myndighederne sikrer, at deres brug lever op til kravene.
Fem gode råd om offentlige myndigheder på sociale medier
- Overvej indledningsvist, om myndigheden overhovedet skal have en profil på sociale medier, herunder om myndigheden har tilstrækkelige ressourcer til løbende at monitorere profilen.
- Overvej, hvilke indstillinger der skal være på profilen for på bedste vis at imødegå de forvaltningsretlige regler; skal borgere fx kunne slå beskeder op, kommentere på andres indlæg mv.
- Placer ansvaret for, hvem i myndigheden der slår opslag op, hvem der holder øje med indlæg, spørgsmål og kommentarer , og hvem der har ansvar for journalisering.
- Hvis borgere kan sende beskeder, kommentere på indlæg mv., er det særligt vigtigt at være opmærksom på, at der kan komme anmodninger om aktindsigt eller anmodninger om brug af de registreredes rettigheder efter databeskyttelsesretten. Det skyldes, at der gælder særlige frister for denne type sager. Fastsæt en proces for håndteringen af sådanne henvendelser.
- Lav interne retningslinjer for, hvordan de forvaltningsretlige regler om notatpligt, journalisering og vejledning mv. regler skal overholdes på profilerne i praksis. Ajourfør retningslinjerne, hvis det bliver nødvendigt.