De fleste kommunalt ejede selskaber skal hvert år gennemføre den ordinære generalforsamling inden udgangen af maj måned. Her er 12 ting, du skal huske, når du forbereder og gennemfører generalforsamlinger.
Når kommunalt ejede kapitalselskaber skal forberede og gennemføre generalforsamlinger oplever vi en række spørgsmål, der altid går igen hos mange. Her får du svaret på de grundlæggende spørgsmål. Husk, at generalforsamlingen altid skal afholdes i overensstemmelse med den lovgivning, der gælder for det konkrete selskab, og det enkelte selskabs vedtægter.
1. Generalforsamlingen
Generalforsamlingen er selskabets øverste beslutningsorgan. Alle ejere har møderet på generalforsamlingen. Beslutningen om, hvordan en kommune, der er (med)ejer af et selskab, vil stemme på generalforsamlingen, træffes typisk inden generalforsamlingen efter reglerne i kommunestyrelsesloven. Typisk varetager økonomiudvalget eller kommunalbestyrelsen kommunens ejerinteresser. Kommunalbestyrelsen kan bemyndige borgmesteren til at varetage kommunens interesser på generalforsamlingen. Hvis der er tale om spørgsmål af usædvanlig karakter eller af stor betydning, fx fusion eller indtræden i nye, langvarige samarbejder, vil sagen oftest skulle forelægges for kommunalbestyrelsen.
2. Ejeraftaler
I selskaber med flere ejere er der ofte indgået en ejeraftale, hvor ejerne nærmere har aftalt, hvordan de skal agere som ejere. En ejeraftale vil fx typisk indebære, at ejerne er forpligtede til at stemme for de kandidater, som de øvrige ejere indstiller til valg til bestyrelsen. En ejeraftale er imidlertid kun bindende for ejerne i deres indbyrdes forhold og binder således ikke selskabet. Dirigenten på generalforsamlingen skal derfor ikke påse, at ejeraftalen overholdes. De bestemmelser, som ejerne vil være sikre på bliver håndhævet på generalforsamlingen, bør derfor – forudsat at de har vedtægtsmæssig karakter – indarbejdes i vedtægterne.
3. Indkaldelse til generalforsamling
Bestyrelsen er ansvarlig for at indkalde til og tilrettelægge generalforsamlingen. I praksis er det dog oftest direktionen, som gør det. Indkaldelse skal ske med mindst 2 ugers og højst 4 ugers varsel. Ejerne kan dog i enighed fravige disse frister. I de kommunalt ejede selskaber er det typisk nødvendigt at fravige kravet om højst 4 ugers varsel af hensyn til at nå den politiske behandling forud for generalforsamlingen. For at sikre at den politiske behandling af emnerne på generalforsamlingen kan ske på de ordinære møder i udvalg og kommunalbestyrelse, kan der med fordel laves en årsplan, hvor generalforsamlingsdatoen og selskabets frist for at sende materiale til kommunen fremgår.
4. Forslag fra ejerne
Enhver ejer har ret til at få et emne optaget på dagsordenen til generalforsamlingen. I aktieselskaber skal ejeren i så fald anmode bestyrelsen herom senest 6 uger før generalforsamlingen. Modtager bestyrelsen en anmodning om at få et emne behandlet senere, afgør bestyrelsen, om punktet skal optages på dagsordenen. Sager, der ikke er sat på dagsordenen, kan kun afgøres af generalforsamlingen, hvis samtlige ejere er enige heri.
5. Dagsordenspunkter
Dagsordenen på den ordinære generalforsamling skal følge de dagsordenspunkter, der er opregnet i selskabsloven og i selskabets vedtægter. Det gælder blandt andet godkendelsen af årsrapporten og ofte ligeledes valg af bestyrelsesmedlemmer. Hvis bestyrelsen ikke er på valg hvert år – fx fordi bestyrelsens valgperiode følger den kommunale valgperiode – kan dette fremgå af vedtægterne, og punktet kan udelades de øvrige år.
6. Lokalitet
Generalforsamlingen skal afholdes på selskabets hjemsted, medmindre vedtægterne bestemmer, at den skal eller kan afholdes på andet nærmere angivet sted. Under særlige omstændigheder kan ejerne beslutte, at generalforsamling afholdes andetsteds.
I mange selskaber gennemføres generalforsamlingen som en såkaldt “skrivebords-generalforsamling”. Det betyder, at generalforsamlingen ikke gennemføres som et fysisk møde, men at ejernes mandater indsamles, hvorefter direktionen eller en advokat udarbejder et referat af de trufne beslutninger. Da kommunalbestyrelsen eller udvalget på forhånd har fastlagt, hvorledes kommunen skal stemme på generalforsamlingen, kan det være en praktisk og effektiv model.
7. Adgang for udenforstående
Bestyrelsen kan bestemme, at udenforstående kan overvære generalforsamlingen. Dette gælder også, selvom der ikke er truffet en beslutning på generalforsamlingen herom på forhånd, og selvom de udenforståendes identitet ikke er kendt af selskabet. Vedtægterne kan dog bestemme andet. I kommunalt ejede selskaber er det ikke usædvanligt, at den samlede kommunalbestyrelse og evt. selskabets forbrugere inviteres til at deltage på generalforsamlingen. Vi anbefaler ikke at indsætte en generel pligt i selskabets vedtægter til at holde åbne generalforsamlinger, da det vil fratage ejerne muligheden for at kunne gennemføre generalforsamlingen som en papirgeneralforsamling.
8. Dirigent
Generalforsamlingen vælger en dirigent, medmindre vedtægterne bestemmer andet. Dirigenten behøver ikke at være uafhængig af selskabet eller ejerne. Når generalforsamlingen bliver gennemført som en fysisk generalforsamling, anbefaler vi dog, at det ikke er et medlem af ledelsen, som er dirigent, da ledelsen kan blive bedt om at besvare (kritiske) spørgsmål fra fx ejerne eller fremmødte forbrugere.
9. Taleret
Hvis generalforsamlingen gennemføres med ejernes fysiske tilstedeværelse, har alle ejere ret til at møde på generalforsamlingen og tage ordet. Da den enkelte ejer taler med én stemme, vil det typisk være borgmesteren eller en anden repræsentant for kommunen, som fremfører kommunens synspunkter på generalforsamlingen og stemmer på vegne af kommunen.
10. Besvarelse af spørgsmål
Ledelsen skal på generalforsamlingen oplyse om alle forhold og besvare alle ejeres spørgsmål, som knytter sig til sager, der skal træffes beslutning om på generalforsamlingen. Det kan fx være oplysninger, som er nødvendige for bedømmelsen af årsrapporten og selskabets stilling i øvrigt. Oplysningspligten gælder dog ikke, hvis bestyrelsen vurderer, at det kan skade selskabet væsentligt at afgive oplysningerne, eller der er tale om oplysninger, som ikke umiddelbart står til rådighed. Dette kan have betydning ved overvejelserne af, om offentligheden skal have adgang til generalforsamlingen. Alle selskaber, som er mere end 75 % offentligt ejede, er imidlertid omfattet af offentlighedsloven, og oplysninger, som bliver gjort tilgængelige på generalforsamlingen, vil derfor som udgangspunkt være offentligt tilgængelige i det omfang, de er gengivet i generalforsamlingsprotokollatet mv.
11. Stemmeret
Alle kapitalandele har som udgangspunkt stemmeret. Da hver ejer taler med én stemme, stemmer den enkelte ejer (på samme måde) med hele sin stemmeandel. I et selskab med flere ejere, hvor der kun er én kapitalklasse, afspejler den enkelte ejers stemmer ejerens andel af kapitalandele i selskabet.
12. Beslutningsflertal
De fleste beslutninger på generalforsamlingen træffes normalt ved simpelt stemmeflertal. Står stemmerne lige, bortfalder forslaget. Står stemmerne lige ved personvalg, skal valget afgøres ved lodtrækning, medmindre vedtægterne bestemmer andet.
Der gælder efter selskabsloven skærpede flertalskrav til visse beslutninger. Dette gælder fx beslutning om ændring af selskabets vedtægter, som kræver 2/3 af stemmerne. Et skærpet flertalskrav kan også følge af vedtægterne. Ejerne kan således bestemme i vedtægterne, at særlige beslutninger skal træffes med kvalificeret flertal eller endog ved enstemmighed.
Det kan fx være beslutninger om salg af dele af selskabets virksomhed, optagelse af nye ejere eller køb af ejerandele i nye selskaber. I de kommunalt ejede selskaber er der typisk særlige krav i forhold til beslutninger, der kan påvirke den enkelte kommunes indflydelse i selskabet, kommunens lånerammer eller som kan medføre modregning i kommunens bloktilskud.