Databe­skyttelse i ansættelses­forhold

Som arbejdsgiver behandler man mange personoplysninger om sine medarbejdere, og det er derfor særligt vigtigt, at arbejdsgiveren er opmærksom på de regler, der gælder i forbindelse med personoplysninger i ansættelsesforhold.

Databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold er et komplekst område, hvor bl.a. de overordnede databeskyttelsesretlige regler, ansættelsesretlige regler samt kollektive overenskomster og aftaler har betydning for den behandling af personoplysninger, der sker i virksomheder.

Personoplysninger i ansættelsesforhold

De databeskyttelsesretlige regler gælder for behandling af persondata i ansættelsesforhold inden for det kommunale område, staten og den private sektor. Reglerne gælder både ved rekruttering af ansatte, under ansættelsen og ved ophør af ansættelsesforholdet.

Behandling af personoplysninger omfatter enhver form for håndtering af personoplysninger, herunder indsamling, registrering, systematisering, opbevaring, videregivelse samt sletning. Det kan f.eks. dække over:

• Referencer og indhentelse af oplysninger fra nuværende og tidligere arbejdsgivere
• Indhentelse af straffeattester og børneattester
• Oplysninger på sociale medier
• Oplysninger i forbindelse med en personlighedstest
• Oplysninger om ansøgere, som ikke bliver ansat
• Arbejdsgiverens registrering og opbevaring af oplysninger om den ansatte, såsom CPR-nr., CV, eksamensbeviser mv.
• Helbredsmæssige oplysninger i forbindelse med sygdom
• Arbejdsgiverens videregivelse af oplysninger til f.eks. fagforeninger, tillidsmænd og pensionsselskaber
• Arbejdsgiverens offentliggørelse af oplysninger om medarbejdere på hjemmesider
• Logning af medarbejderes brug af it, e-mails og andre kontrolforanstaltninger
• CPR-nr.
• Opbevaring af oplysninger efter ansættelsesforholdet er ophørt.

Behandlingen af personoplysninger må kun ske, hvis der er et behandlingsgrundlag; dvs. en hjemmel til behandlingen i de databeskyttelsesretlige regler. I praksis betyder det, at virksomheden skal sikre sig at have det nødvendige behandlingsgrundlag.

Ansøgeres og ansattes rettigheder

Virksomheder skal være opmærksomme på, at ansøgere og ansatte har rettigheder i forbindelse med behandlingen af personoplysninger og har således en oplysningspligt. Reglerne om, hvilke informationer der skal gives til ansøgere og ansatte, er forskellige, alt efter om personoplysningerne er indsamlet hos ansøgeren, den ansatte eller hos andre. Ansøgere og ansatte har også ret til berigtigelse, sletning og indsigelse, hvis de registrerede oplysninger er urigtige.

Endelig har ansøgeren eller den ansatte indsigtsret. Retten til indsigt indebærer for det første, at ansøgeren eller den ansatte har ret til at se de oplysninger, som virksomheden behandler elektronisk om den pågældende. Retten til indsigt indebærer også, at ansøgeren eller den ansatte har ret til at modtage en række oplysninger om den eller de behandlinger, som virksomheden foretager. Virksomheden skal således give oplysninger om f.eks. formålene med behandlingen, kategorier af oplysninger samt oplysninger om retten til berigtigelse, sletning mv.