I slutningen af 2017 blev der af bl.a. it-branchen råbt vagt i gevær, da antallet af it-udbud var faldet med over 37 % fra 2015 til 2016.
Bekymringen var, at det lave antal udbud betød, at der ikke blev åbnet tilstrækkeligt op for it-virksomhedernes adgang til offentlige kontrakter.
Et tilbageblik på tallene fra Tenders Electronic Daily (TED) viser, at der er sket en nedgang i antallet af it-udbud (antal udbudsbekendtgørelser) fra år 2015. Dog er det gået fremad siden den store nedgang fra 2015 til 2016.
Udviklingen af it-udbud fra 2015-2019
En mulig forklaring på nedgangen i antallet af udbud kan være, at ordregivere i højere grad anvender rammeaftaler og fælleskommunale indkøbsordninger (herunder eksempelvis SKI og KOMBIT), ligesom det ofte ses, at flere ordregivere går sammen om udbud af større it-anskaffelser.
Transaktionsomkostninger forbundet med it-udbud
Flere tidligere undersøgelser viser, at it-udbud – målt på transaktionsomkostninger - er blandt de dyreste indkøb at foretage. Således koster det i gennemsnit ca. 5 % af kontraktens værdi at gennemføre udbuddet.
Sammenlignes det tal med almindelige udbud, er der tale om en fordobling af omkostningerne, jf. Konkurrence og Forbrugerstyrelsens analyse "Transaktionsomkostninger ved EU-udbud" af 25. april 2019.
Hvis der desuden gøres den plausible antagelse, at it-kontrakterne i mange tilfælde har en højere værdi end de almindelige udbud, er det ikke svært at forestille sig, at gennemførelsen af et it-udbud er en bekostelig affære for såvel ordre- som tilbudsgiver. En overslagsberegning for et typisk it-udbud viser således, at det koster i ca. 1,6 mio. kr. i transaktionsomkostninger at gennemføre et it-udbud .
Det kan naturligt nok være én af forklaringerne på, at flere ordregivere anvender fælleskommunale indkøbsordninger eller går i fælles udbud.
It-branchen – et klagelystent marked?
Klagenævnet for Udbud får med jævne mellemrum anledning til at tage stilling til udbudsklager relateret til indkøb af it-ydelser. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen konkluderede da også i 2018 , at it-udbud var på top 5 over brancher med flest materielle kendelser hos Klagenævnet. En gennemgang af viser, at der i gennemsnit afsiges én kendelse om måneden vedrørende it-udbud.
Selvom klager over it-udbud er hyppige, så viser en gennemgang af den seneste praksis, at de problemstillinger, som Klagenævnet har taget stilling til, ikke er særegne for it-kontrakter. Klageniveauet kan formentlig i stedet tilskrives de komplicerede og dyre udbudsprocesser.
It-udbud er komplekse – hold tungen lige i munden!
Da transaktionsomkostninger og antallet af klagesager unægtelig er forbundet med ydelsens kompleksitet, stilles der ved udbud af it-ydelser store krav til såvel ordre- som tilbudsgiver i alle udbuddets faser.
Det er derfor nødvendigt at holde tungen lige i munden, og sørge for at udbudsprocessen bliver så gennemtænkt og velforberedt som muligt.
Vil du vide mere?
Hør mere om it-udbud på kurset Udbudsrettens dag, som afholdes i oktober i både Hellerup og Aarhus. Læs mere og tilmeld dig herunder.