1. Kend din part
Det er afgørende, at du – som aftalepart – klart har identificeret din medkontrahent. Sørg derfor altid for at få afklaring på, hvilket selskab og hvilket CVR-nummer, der indgås aftale med.
Overvej altid om medkontrahenten har den økonomiske og faglige kapacitet, som er nødvendig for at løfte aftalen. Er aftalen udbudspligtig, er det oftest en god idé at opstille mindstekrav til tilbudsgiverens egnethed.
2. Præcision, præcision, præcision…
Uklarheder i kontrakten kan give anledning til uenighed, tvister og i værste fald retstab. Det er derfor afgørende, at aftalen er formuleret så klart og præcist som muligt for at undgå at give plads til fortolkningstvivl.
3. Ydelserne bør defineres klart
Både realydelsen og pengeydelsen skal defineres. Er der tale om en resultatforpligtelse, konsulentydelser, udviklingsprojekter eller noget helt andet? Uanset hvad, bør ydelsens stand, mængde, arbejdsindsats mv. specificeres klart. Ligesom leveringstid, -sted og -stand ikke må give anledning til tvivl. Brug gerne regneeksempler ved fx pris- eller mængdeberegninger.
Komplicerede kravsspecifikationer, milepæle-kriterier og lignende data bør altid vedlægges som bilag til aftalen. Overvej også, hvad der kan betegnes som tålelige afvigelser, og definer grænserne herfor.
4. Overvej ophørsklausuler
Hvis der er tale om et løbende kontraktforhold, er det altid relevant at indsætte ophørsklausuler. For det første bør aftalens ophørstidspunkt defineres klart. For det andet bør det overvejes, om det skal være muligt for parterne (eller måske blot kommunen) at opsige aftalen, hvis samarbejdet ikke fungerer, eller der opstår nye behov. I aftaler, hvor leverandøren leverer kritisk infrastruktur, eller leverer til en særligt fordelagtig pris, kan det ofte være relevant med uopsigelighed.
Er aftalen udbudspligtig, skal kommunen altid huske at indsætte en såkaldt exitklausul, der giver kommunen mulighed for at opsige aftalen, i de tilfælde, hvor Klagenævnet for Udbud afsiger en kendelse, der medfører, at aftalen skal bringes til ophør.
5. Er det relevant at indføre forkøbsret eller indtrædelsesret i aftaler om kritisk materiel og infrastruktur?
For at sikre stabilitet fx i forbindelse med en aftales ophør eller aftalepartens konkurs, kan det anbefales at aftale en forkøbsret til kritisk materiel eller ret til at indtræde i og overdrage kritiske aftaler med tredjeparter. Det er leverandørens ansvar at indhente accept hertil fra sin tredjemand, fx et leasingselskab eller en udlejer.
På den måde kan kommunen sikre, at kritiske aftaler med tredjemand kan videreføres i nyt regi hos en ny aftalepart eller i forbindelse med hjemtagelse af opgaven.
6. Sørg for en hensigtsmæssig implementering af kontrakten
Overvej, om der er behov for et kontraktstyringsredskab, der sikrer, at aftalen overholdes og efterleves af dem, der arbejder med den på daglig basis. Få også deres input til forbedringer mv. Der findes en række digitale kontraktstyringsredskaber, der kan hjælpe i denne proces.
Uanset om der er behov for et egentligt kontraktstyringsredskab eller ej, er det altid en god ide at implementere generelle politikker for håndtering af og arbejde med kommunens kontrakter.
7. Aftalen skal indeholde bestemmelser om misligholdelse
Definer altid, hvad der udgør misligholdelse af kontrakten, og hvad konsekvenserne heraf vil være. Overvej grundigt, hvornår ydelsen er mangelfuld eller forsinket i en grad, der ikke er tålelig. Her kan gælde vidt forskellige kriterier og behov, afhængigt af om der leveres på sundhedsområdet, til vej og park eller om ydelsen vedrører affaldshåndtering. Overvej også, om – og i hvilket omfang – leverandøren skal have ret til at afhjælpe. Desuden kan konventionalbod være et effektivt redskab, i tilfælde af misligholdelse af aftalen.
8. Skal der stilles sikkerhed?
Uanset leverandørens soliditet, vil det ofte være en god ide at indsætte krav om sikkerhedsstillelse eller garanti, som kommunen kan gøre gældende ved misligholdelse eller i tilfælde af insolvens. Et garantibeløb kan minimere de negative økonomiske konsekvenser, hvis leverandøren ikke er i stand til at opfylde sine forpligtelser, og kan fx sikre et nødberedskab eller mulighed for at hjemtage en opgave.
9. Er kontrakten udbudspligtig?
Vedrører aftalen en anskaffelse, skal kommunen altid sikre sig, at udbudsreglerne er overholdt. Er aftalens samlede værdi over den gældende tærskelværdi for EU-udbud, skal kommunen udbyde aftalen efter reglerne i udbudslovens afsnit II.
Er aftalens samlede værdi under den gældende tærskelværdi, skal det afklares, om aftalen har klar grænseoverskridende interesse eller ej, idet kommunen i bekræftende tilfælde skal annoncere aftalen på udbud.dk.
10. Overvej eventuelle forvaltningsretlige problemstillinger
Når en kommune indgår aftaler skal kommunen sikre, at der ikke er forvaltnings- eller kommunalretlige regler, der kan stå i vejen for aftaleindgåelsen.
Det bør i den forbindelse bl.a. overvejes, om kommunen lovligt kan delegere den pågældende opgave til den private aktører.