24 GENERALFORSAMLING
12
GODE RÅD NÅR DU
SKAL FORBEREDE
OG GENNEMFØRE EN
GENERALFORSAMLING
De fleste kommunalt ejede selskaber skal gennemføre den ordinære generalforsamling
inden udgangen af maj måned. Her er 12 ting, du skal huske, når du
forbereder og gennemfører generalforsamlinger.
I forbindelse med forberedelse og
gennemførelse af generalforsamlinger
i kommunalt ejede
kapitalselskaber ser vi nogle
spørgsmål gå igen hos mange. I
artiklen her får du svaret på en række
af disse spørgsmål på generel basis.
Husk, at uanset hvad der står
nedenfor, skal generalforsamlingen
afholdes i overensstemmelse
med
den lovgivning, der gælder for det
konkrete selskab, og det enkelte
selskabs vedtægter.
1. GENERALFORSAMLINGEN
Generalforsamlingen er
selskabets øverste
beslutningsorgan. Alle ejere
har møderet på generalforsamlingen.
Beslutningen om, hvordan en
kommune, der er (med)ejer af et
selskab, vil stemme på generalforsamlingen,
træffes typisk inden
generalforsamlingen efter reglerne i
kommunestyrelsesloven. Typisk
varetager økonomiudvalget eller
kommunalbestyrelsen kommunens
ejerinteresser. Kommunalbestyrelsen
kan bemyndige borgmesteren til at
varetage kommunens interesser på
generalforsamlingen. Hvis der er tale
om spørgsmål af usædvanlig karakter
eller af stor betydning, fx fusion eller
indtræden i nye, langvarige
samarbejder, vil sagen oftest skulle
forelægges for kommunalbestyrelsen.
2. EJERAFTALER
I selskaber med flere ejere er der ofte indgået en ejeraftale, hvor
ejerne nærmere har aftalt, hvordan de skal agere som ejere. En
ejeraftale vil fx typisk indebære, at ejerne er forpligtede til at stemme
for de kandidater, som de øvrige ejere indstiller til valg til bestyrelsen. En
ejeraftale er imidlertid kun bindende for ejerne i deres indbyrdes forhold og
binder således ikke selskabet. Dirigenten på generalforsamlingen skal derfor ikke
påse, at ejeraftalen overholdes. De bestemmelser, som ejerne vil være sikre på
bliver håndhævet på generalforsamlingen, bør derfor – forudsat at de har
vedtægtsmæssig karakter – indarbejdes i vedtægterne.
3.INDKALDELSE TIL GENERALFORSAMLING
Bestyrelsen er ansvarlig for at indkalde til og tilrettelægge
generalforsamlingen. I praksis er det dog oftest direktionen, som gør
det. Indkaldelse skal ske med mindst 2 ugers og højst 4 ugers varsel.
Ejerne kan dog i enighed fravige disse frister. I de kommunalt ejede selskaber er
det typisk nødvendigt at fravige kravet om højst 4 ugers varsel af hensyn til at
nå den politiske behandling forud for generalforsamlingen. For at sikre at den
politiske behandling af emnerne på generalforsamlingen kan ske på de ordinære
møder i udvalg og kommunalbestyrelse, kan der med fordel laves en årsplan,
hvor generalforsamlingsdatoen og selskabets frist for at sende materiale til
kommunen fremgår.
4. FORSLAG FRA EJERNE
Enhver ejer har ret til at få et emne optaget på dagsordenen til generalforsamlingen. I aktieselskaber skal ejeren
i så fald anmode bestyrelsen herom senest 6 uger før generalforsamlingen. Modtager bestyrelsen en
anmodning om at få et emne behandlet senere, afgør bestyrelsen, om punktet skal optages på dagsordenen.
Sager, der ikke er sat på dagsordenen, kan kun afgøres af generalforsamlingen, hvis samtlige ejere er enige heri.