I denne privatlivspolitik finder du information om, hvordan Horten behandler personoplysninger om jobansøgere.

Horten er forpligtet til at give information om vores behandling af personoplysninger efter artikel 13, 14 og 21 i databeskyttelsesforordningen (forordning nr. 2016/679 af 27. april 2016, "GDPR"). Vi henviser i politikken også til databeskyttelsesloven (lov nr. 502 af 23. maj 2018, "DBL").

Du kan læse om, hvilke personoplysninger vi indsamler og om hvem, kilder til personoplysninger, retsgrundlaget for behandlingen, og hvem vi deler personoplysninger med, og hvor længe vi gemmer dem.

Du er velkommen til at kontakte Hortens HR-afdeling på HR-afdelingen@horten.dk eller telefonnummer 33 34 40 00 (omstillingen), hvis du har spørgsmål eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder.


2. Den dataansvarlige

2.1 Virksomhedsoplysninger

CVR-nr. 33775229
Philip Heymans Allé 7
2900 Hellerup
Danmark

Vi har også afdelinger på Frederiks Plads 36, 8000 Aarhus C og på Godsbanevej 1B, 7400 Herning under samme CVR-nummer.

2.2 TV-overvågning

Hvis du indfinder dig på Hortens kontorer, oplyses du hermed om, at vi foretager tv-overvågning af indgangspartier og parkeringskældre som led i vores sikkerhedsforanstaltninger og forebyggelse og opklaring af kriminalitet. Det gør vi med hjemmel i vores legitime interesse i at sikre vores bygninger og vores oplysninger, jf. artikel 6, stk. 1, litra f, i GDPR. Vi videregiver tv-overvågningsbilleder til politiet, hvis der er en hændelse, der nødvendiggør det.

3. Kategorier af personoplysninger og formål

Vi beder om, at din ansøgning ikke indeholder følsomme personoplysninger som fx racemæssig eller etnisk baggrund, religion, fagforeningsmedlemskab, seksualitet, helbredsoplysninger mv., samt at du har overstreget dit CPR-nummer fx på eksamensbeviser.

Vi indsamler og behandler personoplysninger om dit navn, fødselsdato, adresse, e-mailadresse, tlf.nr., jobansøgning, uddannelse, CV, foto på CV, kontaktoplysninger på og udtalelser fra referencer, eksamensbeviser, karakterudskrifter, personlighedsprofil/test, noter fra samtaler og relevant tilgængelig information fra internettet som fx kompetencer, aktivitet og generel fremtræden.

Afhængigt af den konkrete stilling kan du endvidere blive bedt om at aflevere kopi af din straffeattest.

Vi behandler dine personoplysninger til disse formål:

  • Vurdering af dine faglige og sociale kvalifikationer og egenskaber

  • Personlighedsprofil og test

  • Overholdelse af gældende lovgivning (fx GDPR) og andre legitime formål, herunder
    - overholdelse af basale principper for behandling af personoplysninger og juridisk hjemmel for behandlingen og dokumentation,
    - iværksættelse og vedligeholdelse af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger,
    - undersøgelse af mistanke eller viden om sikkerhedsbrud og rapportering til individer og myndigheder,
    - håndtering af forespørgsler og klager fra registrerede og andre,
    - håndtering af inspektioner og forespørgsler fra tilsynsmyndigheder,
    - håndtering af tvister med registrerede og tredjeparter og behandling, der er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

4. Kilder

Personoplysningerne indsamles direkte fra dig som ansøger, fra den test og profil, som du selv udfylder, fra relevant og tilgængelig information fra internettet, herunder sociale medier, og fra tidligere arbejdsgivere m.fl.

5. Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger

Vi indsamler og behandler følgende på baggrund af dit samtykke (hvis relevant):

  • Udtalelser fra referencer

  • Opbevaring af din ansøgning i vores emnebank op til 12 måneder med henblik på potentiel senere ansættelse

Dit samtykke afgives efter artikel 6, stk. 1, litra a, i GDPR, jf. DBL § 6, stk. 1. Du har ret til at tilbagekalde et samtykke. Hvis du tilbagekalder et samtykke, vil tilbagekaldelsen dog ikke påvirke behandlingen forud for tilbagekaldelse af samtykket.

Personoplysninger i forbindelse med personlighedsprofil/test og personoplysninger i øvrigt indsamler vi, idet Horten har legitime interesser i fx at evaluere dine faglige og sociale kompetencer og egenskaber i forbindelse med rekrutteringen, jf. artikel 6, stk. 1, litra f, i GDPR.

Hvis vi beder dig indhente en straffeattest, gør vi det med hjemmel i hvidvasklovens § 8.

Når vi indsamler personoplysninger direkte fra dig, giver du os personoplysningerne frivilligt. Konsekvensen af, at du ikke giver personoplysningerne ovenfor, er, at vi ikke kan vurdere dig i forhold til den stilling, du søger hos Horten.

6. Videregivelse af personoplysningerne

Horten videregiver som udgangspunkt ikke personoplysninger om dig i forbindelse med rekruttering, men det kan dog ske, hvis en rekrutteringsvirksomhed bistår med rekrutteringen.

7. Overførsel af personoplysninger til databehandlere

Vi overfører personoplysningerne til vores databehandlere, som p.t. er IT-leverandører til hosting, backup og support.

Vi overfører i nogle tilfælde personoplysninger til lande uden for EU. Når det sker, er det fx baseret på Europa-Kommissionens standardkontrakter for overførsel til tredjelande. Du kan kontakte os, hvis du som registreret person ønsker at modtage en kopi.

8. Opbevaringsperiode

Vi opbevarer personoplysningerne, så længe det er nødvendigt for at kunne opfylde de ovenfor anførte formål. Vi sletter kopi af eventuel straffeattest. Hvis du ikke tilbydes en stilling, opbevarer vi din ansøgning og eventuelle yderligere personoplysninger, der indsamles i forbindelse med rekrutteringsprocessen, i en periode på højst 6 måneder, efter stillingsopslaget er gjort inaktivt, for at dokumentere et korrekt rekrutteringsforløb, medmindre du giver samtykke til en længere opbevaringsperiode.

Hvis du bliver ansat, vil din ansøgning samt yderligere personoplysninger fra rekrutteringsprocessen blive gemt digitalt på din medarbejderprofil.

9. Rettigheder

Vi har oplistet rettighederne efter databeskyttelsesreglerne herunder, men gør opmærksom på, at der både er knyttet betingelser til brugen af nogle af dem, ligesom der gælder undtagelser til dem i GDPR, DBL og anden lovgivning, fx hvidvasklovgivningen.

Hvis vi behandler personoplysninger baseret på dit samtykke, kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Tilbagetrækning af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, som er sket, før du trak dit samtykke tilbage.

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger og en kopi af oplysningerne. Som advokatvirksomhed er vi imidlertid omfattet af reglerne om tavshedspligt efter retsplejeloven og de advokatetiske regler. Vores tavshedspligt kan begrunde, at vi i visse tilfælde undlader at opfylde denne rettighed.

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Du har i visse tilfælde ret til at modtage personoplysninger om dig i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Indsigelsesret: Du har ret til at gøre indsigelse, når vores behandling er baseret på artikel 6, stk. 1, litra e eller f, i GDPR, medmindre behandlingen af personoplysninger sker til varetagelse af retskrav.

Vi opbevarer dokumentation for, at vi har imødekommet eller afvist din anmodning om brug af en af dine rettigheder efter GDPR i 5 år.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

9.1 Klage til datatilsynet

Du kan indgive klage til Datatilsynet, se mere på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk

Hvis du har spørgsmål om behandlingen af dine personoplysninger eller udnyttelsen af dine rettigheder, er du velkommen til at kontakte os. Vores kontaktoplysninger finder du under pkt. 2.