Artiklen sætter fokus på de væsentligste opmærksomhedspunkter, ordregivere bør have ved brug af den nye standarddriftsaftale ved it-udbud.
DANSK IT, IT-Branchen og Danske IT-Advokater lancerede i januar 2017 – efter flere års forarbejde – en standardaftale beregnet på anvendelse ved mindre komplekse it-driftsydelser.
Det er altid et stort arbejde at udarbejde kontraktgrundlaget for it-udbud, og derfor kan det være oplagt at anvende denne nye standarddriftsaftale ved fremtidige udbud af it-drift.
Som altid ved brug af standarddokumenter skal disse dog tilpasses den konkrete situation.
Da standarddriftsaftalen ikke umiddelbart er udarbejdet til brug for udbudssituationer, er der også en række udbudsretlige forhold, man skal være opmærksom på ved brug af standarddriftsaftalen. De væsentligste udbudsretlige forhold er følgende:
1. Standarddriftsaftalen med bilag skal udbygges, så tilbudsgiverne afgiver tilbud på sammenligneligt grundlag
Standarddriftsaftalen forudsætter, at der udarbejdes 12 bilag med i alt op til 20 underbilag, som vedlægges standarddriftsaftalen.
For at tilbud i et udbud kan evalueres på sammenligneligt grundlag, er det nødvendigt for en ordregiver at udarbejde disse bilag og vedlægge dem som en del af udbudsmaterialet – naturligvis således at visse dele af disse bilag kan udfyldes af tilbudsgiverne.
2. Standarddriftsaftalen indeholder alene en generel ændringsbestemmelse, som ikke tager højde for de udbudsretlige begrænsninger ved ændringer af en kontrakt
Standarddriftsaftalen indeholder i punkt 27 alene en generel bestemmelse om ændringer af services og selve driftsaftalen.
Udbudsretligt gælder, at der ikke efter kontraktindgåelse på baggrund af et udbud kan foretages ændringer af grundlæggende elementer i kontrakten, medmindre ændringen 1) holder sig inden for de muligheder, som fremgår af udbudslovens §§ 180-183, eller 2) er forudsat i klare, præcise og entydige klausuler i kontrakten, som fastsætter omfanget og arten af ændringer, samt betingelserne for ændringer – uden at der sker en ændring af kontraktens overordnede karakter.
Med andre ord er det væsentligt at få specificeret ønskede ændringsmuligheder så klart og præcist som muligt i kontrakten på forhånd.
Og disse ændringsklausuler skal også tage højde for ændringsønsker, som kan blive relevante i eventuelle misligholdelsessituationer. Dette følger af EU-Domstolens dom i sag C-459/14, Finn Frogne. EU-Domstolen fastslog i denne dom, at der ikke gælder en udvidet adgang til at foretage ændringer, blot fordi det sker i en forligssituation.
3. Tag stilling til betydningen af standardforbehold til standarddriftsaftalen
Standarddriftsaftalen er et “delvist agreed document”. Dette indebærer, at forfatterne bag aftalen er stort set enige om indholdet af den.
Imidlertid har både DANSK IT for kundesiden og IT-Branchen for leverandørsiden afgivet en række forbehold til standarddriftsaftalen. En ordregiver, som vil anvende standarddriftsaftalen som grundlag for et udbud, bør derfor forholde sig til, om disse forbehold giver anledning til, at der skal foretages ændringer i aftalens bestemmelser. Dette kan enten ske for at sikre sig selv på en bedre måde eller for at imødekomme leverandørernes indsigelser, så der muligvis kan opnås en bedre pris ved udbuddet.
4. Tag højde for behovet for genudbud i kontraktgrundlaget
Standarddriftsaftalen tager – i sin nuværende form uden bilag – ikke tilstrækkelig højde for, at en ordregiver typisk skal i genudbud med it-driften inden for en kortere årrække. Ordregiver har i denne forbindelse brug for at indhente forskellige oplysninger og dokumenter fra sin driftsleverandør, ligesom der er behov for medvirken fra den eksisterende driftsleverandørs side til leverandørskiftet. Disse forhold skal der som minimum tages højde for i et bilag.
Digitaliseringsstyrelsen er også på vej med en standarddriftsaftale
Digitaliseringsstyrelsen er ved at udarbejde endnu en standarddriftskontrakt benævnt “K04”. Ordregivere bør derfor også være opmærksomme, når denne kontrakt bliver offentliggjort, idet den må forventes at være mere målrettet situationer, hvor kontrakten indgås på baggrund af et udbud.
Standarddriftsaftalen forudsætter, at der udarbejdes 12 bilag med i alt op til 20 underbilag, som vedlægges standarddriftsaftalen.