Loven om beskyttelse af whistleblowere blev vedtaget af Folketinget 24. juni 2021. Det betyder, at alle kommuner og § 60-fællesskaber med minimum 50 ansatte skal etablere whistleblowerordninger senest 17. december 2021. Vi giver et overblik over de skridt, der skal tages for at få ordningerne i luften.
En whistleblowerordning giver mulighed for, at ansatte og samarbejdspartnere kan oplyse kommunen om kritisable forhold uden at frygte for negative konsekvenser. Indberetningerne kan føre til, at egentlige ulovligheder opdages og håndteres, og de kan give værdifuld ledelsesinformation, fx ved at kaste lys på en uhensigtsmæssig kultur.
Mange kommuner har allerede etableret whistleblowerordninger. Disse kommuner skal nu sikre, at de eksisterende ordninger justeres, så reglerne i den nye lov iagttages.
Kom godt i gang med whistleblowerordningen
Når kommunen skal etablere whistleblowerordningen, skal man indledningsvis fastlægge, hvor ordningen forankres. Nogle kommuner vil foretrække, at indberetninger modtages af et internt whistleblowerteam i kommunen, hvor der typisk er HR-mæssige, juridiske og ledelsesmæssige kompetencer. Andre kommuner ønsker, at en ekstern rådgiver, fx en advokat, modtager og screener indberetningerne.
Dernæst skal kommunen tage stilling til, hvem der skal kunne indberette til ordningen. Loven udtrykker, at medarbejdere skal kunne indberette – men skal fx leverandører og andre samarbejdspartnere også kunne indberette?
Ordningen kan ikke omfatte henvendelser fra borgere, da de ikke har en arbejdsmæssig relation til kommunen. Det samme må anses at gælde for kommunalpolitikerne.
Som det tredje skal kommunen tage stilling til, om whistleblowere skal kunne være anonyme. Muligheden for anonymitet øger antallet af indberetninger, men kan også udløse en bekymring for, om anonymiteten vil medføre falske eller chikanøse indberetninger. Fra eksisterende ordninger er erfaringen den, at den bekymring er større, end der er grundlag for. Et kompromis kan være, at medarbejdere kan indberette anonymt, mens eksterne ikke kan – det kan bl.a. afskære borgerklager, der søges camoufleret som whistleblowerhenvendelser.
Proces, proces, proces
Der skal også udarbejdes procedurer for modtagelse af indberetninger, undersøgelse og afslutning af sager. Hvem skal fx orienteres om en indberetning, der efter screening viser sig at falde uden for ordningen, eller om at der iværksættes en undersøgelse? Skal politikerne oplyses om alle afsluttede undersøgelser, eller skal de fx have en halvårlig status?
Der skal også planlægges og gennemføres kommunikation internt og eventuelt eksternt. Det er en god idé at redegøre for rækkevidden af ordningen. Har man en borgerrådgiver eller borgervejleder, kan det være en fordel at beskrive det og henvise indberetninger, der vedrører kommunale afgørelser, hertil.
Spørgsmål til brug for udarbejdelse af indstilling
I forbindelse med den politiske forelæggelse kan det være nyttigt at tage afsæt i disse spørgsmål:
- Skal indberetninger modtages af et internt team eller af en ekstern aktør?
- Hvem skal kunne indberette til ordningen?
- Skal man kunne være anonym?
- Skal indberetning ske via en it-portal? Skal der (også) kunne indberettes via en telefonisk løsning med mulighed for fysisk fremmøde?
- Hvordan skal den interne organisering i kommunen være i forhold til orientering om indberetninger, iværksættelse og afslutning af undersøgelser?
- Hvordan bruges ordningen til læring i organisationen?