Lovforslaget indebærer bl.a., at alle kommuner og offentlige myndigheder med 50+ ansatte og private virksomheder med 249+ ansatte er forpligtigede til at implementere en intern whistleblowerordning senest 17. december 2021. I dag har hver fjerde kommune en whistleblowerordning, men med den nye lov bliver det fremover obligatorisk for alle kommunerne.
Hovedformålet med lovforslaget er at yde bedre beskyttelse til whistleblowere, der hjælper med at afdække ulovligheder. Kommunen (og andre) må ikke udøve repressalier over for en whistleblower eller personer, der formidler budskabet på dennes vegne. Udøvelse af repressalier udløser krav om godtgørelse. Ved vurderingen af, om der er udøvet repressalier, gælder omvendt bevisbyrde. Kommunen har med få undtagelser tavshedspligt om indberetningen og whistleblowerens identitet.
Muligheden i en whistleblowerordning er, at kommunen – både forvaltningen og det politiske niveau – får en kilde til oplysninger om, hvor der måtte være udfordringer i kommunen. Derfor bør en whistleblowerordning også understøttes af relevant ledelsesmæssig opfølgning.
Organisering af whistleblowerordning
Politikerne i en kommune skal først og fremmest tage stilling til, hvordan den praktiske udførelse af ordningen skal forankres. Der er flere muligheder:
- Kommunen kan drive sin whistleblowerordning i eget regi, fx i HR-funktionen eller ved en borgerrådgiver.
- Kommunen kan overlade indberetningerne til en privat aktør, fx et advokatfirma. Også her forbliver ansvaret hos den delegerende kommunalbestyrelse.
- Kommunen kan overlade indberetningerne til en anden kommune. Ansvaret for ordningen forbliver hos den delegerende kommune.
- To eller flere kommuner kan etablere en whistleblowerordning i et kommunalt fællesskab godkendt efter § 60 i kommunestyrelsesloven. De deltagende kommunalbestyrelser overdrager i denne model ansvaret for opgaven til § 60-fællesskabet.
Modtageren af indberetningen skal i alle tilfælde være upartisk.
En whistleblowerordning etableres typisk ved brug af en whistleblowerportal, som whistlebloweren kan indgive skriftlige indberetninger gennem, og/eller en telefonisk hotline, som whistlebloweren kan indgive mundtlige indberetninger gennem.
Husk GDPR
Kunden skal fx:
- udarbejde retningslinjer for håndtering af indberetninger
- udarbejde fortegnelser over behandlingen
- opfylde oplysningspligten over for whistleblowere og berørte personer
- udarbejde en risikoanalyse for behandlingen
- screene leverandører, for at de kan opfylde databehandleraftalen
- indgå databehandleraftale med en leverandør af whistleblowerportal og eventuelt den upartiske undersøger
auditere databehandlere.
|
Er en minimumsordning hensigtsmæssig?
Kommunen skal tage stilling til, om whistleblowerordningen alene skal omfatte det, der er påkrævet efter loven, eller om man ønsker en bredere model. En ny eller eksisterende whistleblowerordning skal overholde lovens minimumsbestemmelser senest 17. december 2021.
Kommunen skal fx vælge, hvem der skal kunne indberette til ordningen. Skal den – som i minimumsmodellen – kun omfatte kommunens ansatte, eller skal andre, fx tidligere ansatte og leverandører, også kunne indberette via ordningen?
Kommunen skal også tage stilling til, om der skal kunne indberettes anonymt. Vores erfaring er, at næsten ingen whistleblowere lægger navn til en indberetning; i hvert fald ikke i første omgang. Det vil derfor øge chancen for, at ordningen bliver brugt, hvis der stilles en anonym kanal til rådighed.
Endelig skal kommunen tage stilling til, hvad der skal kunne indberettes. Whistleblowerordningen skal i henhold til lovforslaget mindst kunne benyttes til at indberette overtrædelser eller mistanke om overtrædelser af en række retsområder, herunder databeskyttelse, folkesundhed og offentlige udbud. Herudover skal der kunne ske indberetning af “grov overtrædelse af anden lovgivning”.
Kommuner skal særligt være opmærksomme på, at grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper, herunder undersøgelsesprincippet, krav om saglighed, magtfordrejningsgrundsætningen og proportionalitet skal kunne indberettes. Det samme vil gælde bevidst vildledning af borgere og samarbejdspartnere.
Indberetninger om whistleblowerens eget ansættelsesforhold vil ikke kunne indberettes, medmindre det fx vedrører en alvorlig lovovertrædelse, fx seksuel chikane eller grov chikane.
Grundlæggende sagsbehandlingskrav viger
En række af de grundlæggende sagsbehandlingskrav gælder ikke i forbindelse med whistleblowerordninger. Regler om partsaktindsigt, partshøring og begrundelse i forvaltningslovens kapitel 4-6, offentlighedsloven og lov om aktindsigt i miljøoplysninger gælder således ikke i forhold til oplysninger om whistleblowerens identitet og andre oplysninger, som whistleblowerens identitet kan udledes ud fra. Databeskyttelsesforordningens artikel 15 om indsigt i personoplysninger gælder heller ikke.
Kommunen skal derfor udarbejde en forretningsgang til den upartiske undersøger. Det gælder også sletning og journalisering af oplysninger og dokumenter. Kommunen skal fortsat være opmærksom på kravene i arkivlovgivningen, når whistleblowerordningen etableres og drives.
Når en indberetning kommer ind
Når der kommer en indberetning, screener den upartiske undersøger indberetningen for at identificere, om den falder under kommunens konkrete whistleblowerordning. I så fald bliver den videregivet til et udpeget ledelsesorgan, som – ofte med hjælp fra eksterne rådgivere – vurderer, hvordan indberetningen skal behandles, fx om forholdet skal undersøges nærmere, og om politiet skal involveres. En undersøgelse forløber i tæt samarbejde med kommunens jurister, eventuelt sammen med en HR-chef eller kommunaldirektøren. Undersøgelsen afsluttes med en indstilling til det relevante ledelsesorgan, fx kommunaldirektøren eller økonomiudvalget, eventuelt kommunalbestyrelsen, afhængig af forholdets karakter og de personer, der er berørt. Der er en frist på syv dage fra modtagelsen af indberetningen til at bekræfte modtagelsen over for whistlebloweren og en frist på tre måneder til at give feedback på de tiltag, som kommunen har foretaget for at imødekomme indberetningen.
De politiske beslutninger
De overordnede beslutninger om afgrænsningen og forankringen af whistleblowerordningen vil typisk blive forelagt kommunalbestyrelsen. Det vil være hensigtsmæssigt at få truffet en politisk beslutning tidligt, så den, der bliver ansvarlig for ordningen, kan påbegynde forberedelserne med retningslinjer, indkøb af it-løsning mv.
Der må også tages stilling til, hvordan ledelsen vil benytte indberetningerne til at fremme kvaliteten i forvaltningen og undgå fejl.
FAQ
- Skal en kommune oprette en whistleblowerordning? Ja, det skal alle kommuner.
- Skal politikerne ind over? Ja, der er behov for politisk stillingtagen til ordningens omfang og forankring.
- Hvornår skal ordningen være klar? Senest 17. december 2021.
- Kan alt indberettes til ordningen? Nej, der er en bagatelgrænse og et katalog over emner, der kan rapporteres om.
- Kan kommuner deles om en whistleblowerordning? Ja, enten via delegation til en anden kommune eller et § 60-fællesskab.
|