En stor del af den danske forsyningssektor er organiseret i forbrugerejede andelsselskaber. Generalforsamlingen i andelsselskabet er ejernes mulighed for at drøfte og træffe beslutning om alle de spørgsmål, som er helt centrale for andelsselskabet.
Når generalforsamlingerne nærmer sig, får vi ofte de samme spørgsmål til, hvordan man forbereder og gennemfører generalforsamlingen korrekt. Derfor har vi her samlet 10 gode råd til, hvordan andelsselskaber får afviklet generalforsamlingen på den bedst mulige måde.
Husk at uanset hvad der fremgår nedenfor, skal I altid følge vedtægternes bestemmelser om, hvordan generalforsamlingen skal gennemføres.
1. Generalforsamlingen
Andelsselskabets øverste beslutningsorgan er generalforsamlingen. Andelshavere har møderet og stemmeret på generalforsamlingen. Særligt i mange varmeselskaber har forbrugere, der ikke er andelshavere, ligeledes ret til at deltage - og måske også ret til at stemme ved fuldmagt. Det afhænger af selskabets vedtægter. Generalforsamlingen kan bidrage til at sætte kursen for andelsselskabet og fastlægge, hvad bestyrelsen skal arbejde med i det kommende år, samt hvem der skal sidde i bestyrelsen.
Det er et krav, at alle andelsselskaber gennemfører en ordinær generalforsamling en gang om året. Her godkender generalforsamlingen andelsselskabets regnskab fra sidste år, og bestyrelsen gør status (aflægger beretning for året, der er gået og ser fremad). Det er også på generalforsamlingen, at andelsselskabets medlemmer kan komme med forslag, og der kan ske afklaring af store beslutninger og spørgsmål. Derudover er der typisk valg til bestyrelsen.
Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, hvis en akut sag opstår, som generalforsamlingen skal tage stilling til. Ekstraordinær generalforsamling kan også afholdes, hvis en vis andel af forbrugerne kræver det.
2. Indkaldelse
Vedtægterne fastsætter normalt frister for indkaldelse og afholdelse i forbindelse med den ordinære generalforsamling. Det er bestyrelsen, som er ansvarlig for at indkalde til generalforsamlingen samt at tilrettelægge denne og sikre, at alle frister og formkrav overholdes. Dagsorden og bilag sendes med indkaldelsen, og offentliggøres ligeledes normalt på andelsselskabets hjemmeside.
Det er en god ide at drøfte indkaldelsen mv. med den person, som vil blive bragt i forslag som dirigent (og som derfor normalt vælges), så det sikres, at alle formalia bliver overholdt.
3. Beretning, regnskab og budget
Formanden aflægger på bestyrelsens vegne beretning på den ordinære generalforsamling. Beretningen skal være kort og klar, og indeholde de vigtigste pointer. Endvidere kan det anbefales at supplere denne med en Power Point præsentation for at skabe klarhed og overblik.
Formandens mundtlige beretning fungerer som en sammenfatning af den skriftlige beretning. Vi anbefaler, at den skriftlige beretning samt regnskab/budget gøres tilgængeligt for deltagerne på generalforsamlingen. På denne måde kan deltagerne nemt orientere sig i materialet.
Normalt er det kassereren, der aflægger regnskab, og budgettet godkendes på generalforsamlingen.
4. Dirigent
Det er vigtigt at finde en kvalificeret dirigent. Dette er væsentligt for generalforsamlingens afholdelse og ikke mindst for afrapportering af drøftelserne, der har været på generalforsamlingen. Dette er særligt væsentligt, hvis der er meget kontroversielle punkter på dagsordenen som kan medføre debat, uenighed i forsamlingen og afstemninger.
Dirigenten behøver ikke at være uafhængig af andelsselskabet – men det er helt afgørende, at dirigenten optræder upartisk og med myndighed. Vi anbefaler normalt, at det ikke er et medlem af bestyrelsen, der er dirigent, da bestyrelsen kan blive bedt om at besvare (kritiske) spørgsmål fra forbrugerne/andelshaverne. Dirigenten skal være velorienteret om dagsordenen og vedtægter samt relevante bilag, som måtte være offentliggjort sammen med generalforsamlingen samt referat af den seneste generalforsamling.
Dirigenten vælges først på generalforsamlingen, men bestyrelsen bør fremsende ovenstående materiale til dirigentkandidaten hurtigst muligt forud for generalforsamlingen. Dirigentkandidaten bør gennemse dagsordenen mv. før dette materiale sendes ud.
5. Bestyrelsesvalg
Ofte vil bestyrelsen have et stort arbejde med at skaffe kandidater til bestyrelsen, hvis der er nogle medlemmer, som ikke ønsker at fortsætte. Det er derfor en god ide at drøfte i god tid, om alle er indstillede på genvalg.
Selvom alle ønsker genvalg, kan det vær et stærkt signal at opfordre andre andelshavere eller valgbare til at stille op og skabe kamp om bestyrelsespladserne. Kampvalg kan øge interessen for at deltage i generalforsamlingen og få indflydelse på, hvem der sidder i bestyrelsen. Derudover kan det give en stærkere ansvarsfølelse for dem, der bliver valgt.
Bestyrelsen bør så vidt muligt sammensættes, så den besidder de nødvendige kompetencer til forsvarlig og sikker drift af virksomheden. Bestyrelsen kan eventuelt på forhånd forsøge at kortlægge, hvilke kompetencer der er brug for i bestyrelsen. Prøv på baggrund af denne kortlægning at finde nye kandidater på generalforsamlingen, der vil træde ind i bestyrelsen.
Hvis der måtte være kampvalg til bestyrelsen, kan den siddende bestyrelse forberede kandidaterne på, at de skal præsentere sig selv med fokus på deres kompetencer og hvad de forventer at have fokus på i bestyrelsesarbejdet.
Det bør afklares, om andelsselskabets vedtægter er en hindring for valg af eksterne bestyrelsesmedlemmer. I visse situationer kan det være relevant med denne type bestyrelsesmedlemmer, men det er en forudsætning, at det ikke i vedtægterne er reguleret, at kun andelshavere kan sidde i bestyrelsen.
6. Stemmesedler på generalforsamlingen
Hvor der ikke er tale om elektronisk valg, bør bestyrelsen sikre, at nogen medbringer stemmesedler og ajourførte medlemsfortegnelser til generalforsamlingen. På samme måde bør alle, som møder på generalforsamlingen identificere sig, så det er klart, hvem der er stemmeberettigede, hvor mange stemmer de enkelte deltagere repræsenterer, og om nogen har fuldmagter til at stemme for andre. På denne måde er I forberedt på en eventuel afstemning eller valghandling, og I kan hurtigt konstatere, hvem der er medlemmer af andelsselskabet og stemmeberettigede.
7. Eventuel tvivl på generalforsamlingen
Hvis der undervejs på generalforsamlingen opstår tvivl, anbefaler vi, at generalforsamlingen suspenderes. Dette kan gavne processen med at komme videre og forhindre at bestyrelsen kommer med forhastede udmeldinger mv.
8. Konklusioner på generalforsamlingen
Konklusionerne på generalforsamlingen skal være klare og tydelige. På denne måde ved alle deltagere, hvad de tilslutter sig eller siger nej til – dette bør dirigenten sørge for. Det er ligeledes meget vigtigt, at konklusionerne fremgår utvetydigt af referatet.
9. Referat
Der skal vælges en referent. Ofte foregår det på den måde, at generalforsamlingen båndes, og så renskriver en person referatet. Referatet skal godkendes og underskrives af dirigenten. Referatet skal gengive, hvad I har drøftet og diskuteret under de enkelte punkter på dagsorden, samt - vigtigst - de beslutninger I har truffet. Referatet bør udsendes eller offentliggøres på andelsselskabets hjemmeside så hurtigt som muligt efter generalforsamlingen, mens den stadig er i frisk erindring hos deltagerne.
10. Bestyrelsens videre arbejde
Hvis bestyrelsen ikke holder det konstituerende møde umiddelbart efter generalforsamlingen, bør der reserveres tid i forlængelse af generalforsamlingen til at aftale, hvor og hvornår bestyrelsen mødes første gang efter generalforsamlingen. Bestyrelsen bør her diskutere, hvordan der bedst kan arbejdes videre med de beslutninger, der blev truffet på generalforsamlingen.