Udgangspunktet efter offentlighedsloven er, at der er adgang til aktindsigt i alt materiale omfattet af aktindsigtsanmodningen. Det følger af offentlighedslovens § 7, stk. 1. Vær opmærksom på, at der også er regler om aktindsigt i fx forvaltningsloven og miljøoplysningsloven.
Der findes dog en række undtagelser til dette udgangspunkt. En af undtagelserne er offentlighedslovens § 30, nr. 2, som vedrører forretningsoplysninger.
Efter offentlighedslovens § 30, nr. 2, kan oplysninger om forretningsforhold undtages fra aktindsigt, hvis det må antages at indebære en nærliggende risiko for at påføre den pågældende virksomhed økonomisk skade af nogen betydning, hvis der gives aktindsigt i oplysningerne.
Virksomheder har en betydelig interesse i, at forretningsfølsomme oplysninger ikke videregives til fx konkurrenter. Da mange virksomheder samarbejder med offentlige myndigheder og derfor sender tilbud, fakturaer mv. til myndighederne, er offentlighedslovens § 30, nr. 2, med til at sikre, at virksomhederne ikke udsættes for risiko for økonomisk tab som følge af, at de dokumenter, der er sendt til myndighederne, herved bliver omfattet af regler om aktindsigt.
Det er altid den offentlige myndighed, der skal foretage en konkret vurdering af, om oplysninger kan undtages efter § 30, nr. 2. Bestemmelsen indeholder to led. For det første skal der være tale om oplysninger, som vedrører tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller drifts- eller forretningsforhold. Derudover skal de specifikke oplysninger være af væsentlig økonomisk betydning for virksomheden. Heri ligger en vurdering af, om udlevering af oplysningerne indebærer en nærliggende risiko for økonomisk skade af betydning.
Det er den, oplysningerne vedrører, der skal tages hensyn til efter § 30, nr. 2, og ikke den aktindsigtssøgendes interesse i at komme i besiddelse af oplysningerne.
Hvilke oplysninger kan undtages?
Det er ikke muligt udtømmende at opliste, hvilke oplysninger der kan undtages efter § 30, nr. 2. Det kan fx være oplysninger om produktionsmetoder, produktionsforhold, forretningsforbindelser, kundelister, forretningsbetingelser, kontraktvilkår, forretningsmæssige strategier og virksomhedens økonomiske forhold.
I udbudssager anmodes der ofte om aktindsigt i det vindende tilbud. Klagenævnet for Udbud er den kompetente myndighed til at behandle klager over denne type sager, og det følger af klagenævnets praksis, at delpriser som hovedregel kan undtages fra aktindsigt, mens der er adgang til aktindsigt i totalpriser. Baggrunden er, at konkurrerende virksomheders kendskab til en tilbudsgivers konkrete prissætning og interne prisopbygning kan indebære en nærliggende risiko for, at konkurrenceevnen skades, og at virksomheden derved lider et økonomisk tab.
Når der er tale om udbud af produkter, som er omfattet af servicelovens fritvalgsordning, er udgangspunktet derimod, at der skal gives aktindsigt også i delpriserne for det vindende tilbud. Det skyldes, at borgerne alligevel får indsigt i produkternes pris, hvorfor der ikke er samme hensyn til hemmeligholdelse. Konkrete forhold kan dog føre til, at der alligevel ikke skal gives aktindsigt i delpriserne.
Vi har den seneste tid set mange anmodninger om aktindsigt i offentlige myndigheders fakturaer og leverandørkontrakter. Sådanne anmodninger fremsættes typisk med henblik på at undersøge, om de offentlige myndigheder overholder deres udbudspligt. I den forbindelse skal myndigheden være opmærksom på, at der kan være oplysninger i fakturaerne og kontrakterne, som er forretningsfølsomme og kan undtages fra aktindsigt efter § 30, nr. 2.
Det er vigtigt at holde sig for øje, at det alene er oplysninger, der kan undtages fra aktindsigt i medfør af § 30, nr. 2, og ikke dokumenter, fx kontrakter eller tilbud, i deres helhed.
Høring af virksomheden
Det følger af de specielle lovbemærkninger til § 30, nr. 2, at en offentlig myndighed skal give den virksomhed, oplysningerne omhandler, mulighed for at komme med bemærkninger til anmodningen om aktindsigt, før myndigheden træffer afgørelse.
Virksomheden har derved mulighed for at gøre myndigheden opmærksom på det, hvis der efter virksomhedens opfattelse er forretningsfølsomme oplysninger i akterne.
Myndigheden bør i forbindelse med høringen tydeliggøre over for virksomheden, at aktindsigt alene kan afvises, hvis det må antages at indebære en nærliggende risiko for, at der – fx af konkurrencemæssige grunde – påføres den pågældende virksomhed økonomisk skade af væsentlig betydning. Myndigheden bør også nævne, at der som udgangspunkt er aktindsigt i selve udtalelsen. Indgår der oplysninger i virksomhedens udtalelse, som i sig selv er forretningsfølsomme, kan disse oplysninger undtages i samme omfang efter § 30, nr. 2.
Virksomheden bør så konkret og præcist som muligt beskrive, hvilke økonomiske skadevirkninger der vil blive tale om, hvis der gives aktindsigt i oplysningerne. Det bør derfor understreges over for virksomheden, at det ikke er tilstrækkeligt blot at henvise til lovens ordlyd, til konkurrencemæssige grunde eller tilsvarende abstrakte angivelser af beskyttelsesbehovet.
I lovbemærkningerne til § 30, nr. 2, er nævnt en såkaldt “formodningsregel”. Denne regel indebærer, at der gælder en klar formodning for, at det er korrekt, hvis virksomheden anfører, at udlevering af forretningsoplysningerne vil påføre konkrete skadevirkninger for virksomhedens økonomi. Myndigheden vil derfor kunne lægge dette til grund i sin vurdering af anmodningen. Formodningsreglen er grundigt behandlet i Folketingets Ombudsmands udtalelse af 28. november 2016 om DONG-sagen.
I sidste ende er det myndigheden, der skal vurdere, om betingelserne for at undtage oplysningerne er opfyldt. Virksomhedens høringssvar er således ikke bindende for myndigheden. Myndigheden kan i øvrigt undlade at høre virksomheden, hvis myndigheden ikke er i tvivl om, hvorvidt der kan gives aktindsigt i de pågældende oplysninger.
Inden afgørelsen om aktindsigt træffes
Den, der har fremsat anmodningen om aktindsigt, er part i aktindsigtssagen. Hvis myndigheden indhenter en udtalelse fra en eller flere virksomheder, som der er oplysninger om i akterne, skal myndigheden partshøre den, der har anmodet om aktindsigt, over udtalelserne, hvis oplysningerne er til ugunst for den anmodende og er af væsentlig betydning for sagens afgørelse, jf. forvaltningslovens § 19.
Hvis myndigheden vurderer, at der er oplysninger, der kan undtages fra aktindsigt efter § 30, nr. 2, skal myndigheden begrunde dette i afgørelsen, ligesom afgørelsen skal indeholde en klagevejledning. Derudover skal myndigheden altid overveje, om der er grundlag for meroffentlighed efter offentlighedslovens § 14, det vil sige, om der kan gives aktindsigt i dokumenter og oplysninger i videre omfang, end hvad der følger af bestemmelserne i offentlighedsloven. Dette skal fremgå af afgørelsen.