Den 1. juli 2019 træder en ændring af udbudslovens §160, stk. 1, i kraft. Med ændringen bliver ordregiver forpligtet til at offentliggøre alle dele af sin evalueringsmodel i udbudsmaterialet.
Ved gennemførelsen af EU-udbud skal ordregiver tildele kontrakten til den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud.
Det økonomisk mest fordelagtige tilbud skal findes gennem anvendelsen af forskellige tildelingskriterier (samt eventuelt under- og delkriterier), som skal bidrage til at skabe gennemsigtighed omkring, hvilke parametre ordregiver lægger vægt på ved vurderingen af de modtagne tilbud.
For at sikre gennemsigtighed omkring tilbudsevalueringen er ordregiver forpligtet til i udbudsmaterialet at beskrive det eller de værktøjer, der anvendes til at sammenstille tilbudsgivernes besvarelse af forskellige kriterier for tildeling med henblik på at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Ordregiver skal – sagt med andre ord – beskrive sin evalueringsmodel.
Omfanget af ordregivers pligt til at offentliggøre evalueringsmodellen har længe været et omdiskuteret emne. I Klagenævnet for Udbuds kendelse af 8. august 2017 (Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen mod Region Midtjylland) slog klagenævnet fast, at der i gældende ret ikke er pligt for ordregiver til at beskrive alle dele af evalueringsmodellen i udbudsmaterialet. I den konkrete sag havde ordregiver ikke fastsat hældningsgraden i en pointmodel med lineær interpolation. Hældningsgraden blev først fastsat efter tilbudsfristens udløb. Med ændringen af udbudslovens § 160, stk. 1, vil ordregiver skulle fastlægge hældningsgraden i en sådan evalueringsmodel før offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen.
De nye krav
Udbudslovens § 160, stk. 1, vil efter ændringen have følgende ordlyd:
“En ordregiver skal i udbudsmaterialet fastlægge og beskrive indholdet af alle dele af evalueringsmodellen. Specifikke parametre i evalueringsmodellen kan afhænge af de indkomne tilbud, men det skal entydigt fastlægges og beskrives på forhånd, hvordan parametrene fastlægges. Parametrene i evalueringsmodellen kan ikke afhænge af de indkomne tilbud på en måde, der beror på ordregivers valg eller vurdering efter åbningen af tilbuddene.”
Kravet om, at alle dele af evalueringsmodellen skal offentliggøres i udbudsmaterialet, hviler på et ønske om at styrke den forudgående gennemsigtighed og tilbudsgiverens mulighed for at optimere sit tilbud. Målet er, at offentliggørelsen af alle dele af evalueringsmodellen skal give tilbudsgiverne det fulde overblik over den måde, hvorpå evalueringen sker. Dette gør det muligt for tilbudsgiverne at forstå og efterprøve evalueringsprocessen – både under udarbejdelsen af tilbuddet og efter ordregivers tildelingsbeslutning.
Den nye ordlyd vil dog give ordregiver mindre råderum ved evalueringen af tilbuddene. Evalueringsmodeller (særligt pointmodeller) er ofte komplicerede, og det kan være vanskeligt for ordregiver på forhånd at forudse, hvilke konsekvenser en given model har. I yderste konsekvens kan en ellers gennemtænkt model vise sig at være uegnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud og kan således føre til, at udbuddet skal gå om.
Indtil lovforslaget træder i kraft, har ordregiver været hjulpet af at kunne undlade at offentliggøre eksempelvis hældningsgraden, og i stedet kunnet fastlægge denne på baggrund af den faktiske spredning i de indkomne tilbud og under samtidig inddragelse af den fastsatte vægtning af underkriterierne. Dette vil som udgangspunkt ikke længere være lovligt efter lovændringen.
Det er i sagens natur fortsat uafklaret, hvordan Klagenævnet for Udbud vil forholde sig til de nye regler, men man bør som ordregiver være særligt opmærksom på at fastlægge en velegnet evalueringsmodel og få denne beskrevet behørigt i udbudsmaterialet.