Udbudsloven indeholder en række forskellige udbudsprocedurer, som ordregivere kan anvende til at afløfte udbudspligten på varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver. Brugen af dynamiske indkøbssystemer har historisk været meget begrænset, selvom denne udbudsprocedure har væsentlige fordele.

Dynamiske indkøbssystemer ses i dag anvendt af eksempelvis indkøbs­centraler, som etablerer og faciliterer systemerne til brug for de tilsluttede ordregivere. Ordningen er dog langt fra udbredt, og der ses ikke mange eksempler på fælles­udbud af dynamiske indkøbssystemer blandt de kommunale indkøbsfælles­skaber.

Dynamiske indkøbssystemer er reguleret i udbudslovens §§ 101 – 108 og kan bedst beskrives som en åben ramme­aftale, hvor leverandører kan søge om optagelse i hele indkøbssystemets leve­tid – som i princippet kan være uendeligt.

Dynamiske indkøbssystemer kan anvendes til alle former for indkøb, men er tiltænkt standardiserede indkøb. Typisk vil et dynamisk indkøbssystem indeholde flere ydelseskategorier, som der løbende kan trækkes på.

Etablering af et dynamiske indkøbssystem

Rent processuelt er et dynamisk ind­købs­system bygget op som et begrænset udbud, hvor der først gennemføres en prækvalifikation, hvor interesserede leverandører kan søge om optagelse i systemet. Til forskel fra et begrænset udbud, så vil alle egnede ansøgere blive optaget i et dynamisk indkøbssystem. Nye leverandører kan desuden løbende optages efter etableringen af det dynamiske indkøbssystem, så længe leverandørerne opfylder ordregivers mindstekrav.

Når systemet er etableret, har ordregiver mulighed for at gennemføre konkrete indkøb ved at opfordre samtlige leverandører til at afgive tilbud. Selve tildelingen skal ske på grundlag af de tildelingskriterier og den evaluerings­metode, som blev fastsat ved oprettelsen af det dynamiske indkøbssystem. Ordre­­giver har dog mulighed for at præcisere kriterierne for tildeling i forbindelse med de konkrete indkøb.

Den samlede processuelle opbygning af et dynamisk indkøbssystem kan illustreres som følger:

Procesøkonomi

Dynamiske indkøbssystemer adskiller sig fra de gængse udbudsprocedurer på en række punkter. I relation til det procesøkonomiske er det værd at bemærke, at dynamiske indkøbs­systemers ubegrænsede varighed medfører et stort potentiale og minimerer transaktionsomkostningerne. Når det dynamiske indkøbssystem først er etableret, vil der således kunne foretages konkrete indkøb over en lang årrække.

Fleksibilitet

Fleksibiliteten ved at kunne anvende flere ydelseskategorier – samt muligheden for at præcisere tildelingskriterierne – bidrager til at fremtidssikre det dynamiske indkøbssystem til ordregivers ønsker og behovsændringer.

Ordregivere har desuden mulighed for at foretage konkrete indkøb hurtigere end ellers, idet minimumsfristen for indlevering af tilbud alene er 10 dage – altså ca. en tredjedel af, hvad der følger af de “almindelige” udbudsprocedurer.

Et åbent marked

Dynamiske indkøbssystemers løbende optag af nye leverandører skaber generelt gode forudsætninger for markedet. Således er det muligt for leverandører at blive optaget i systemet, hvorefter der kan bydes på de opgaver, som leverandøren finder interessante. Nyopstartede virksomheder kan end­videre blive optaget løbende – eventuelt i takt med at de bliver “modnet” til at være leverandør til det offentlige. På samme vis kan leverandørerne få ad­gang til offentlige udbud på en let og fleksibel måde, hvor de har mulighed for at byde på opgaver løbende – uden at de forpligter sig på samme måde, som tilfældet havde været på en almindelig rammeaftale.

Ved optagelsen i et dynamisk indkøbs­system “sparer” virksomhederne også en lang række udgifter, som potentielt kunne være afholdt i forbindelse med løbende at søge prækvalifikation, gennemgå udbuds­materialer mv. – alt sammen fordi udbudsforretningen har et langsigtet og varigt forløb.

Fungerende dynamisk indkøbssystem

Horten Dynamic

Horten har udviklet et koncept for udbud via dynamiske indkøbssystemer, hvor ordregivere får hjælp til både etableringen af det dynamiske indkøbs­system samt de efterfølgende konkrete indkøb.

Horten faciliterer herudover den elektroniske proces, som gennemføres på www.udbuddet.dk, ligesom Horten har udarbejdet de grundlæggende paradigmer til brug for gennemførelsen af udbudsprocessen, herunder bl.a. udbudsbetingelser, kravsspecifikation, ydelsesbeskrivelser, evalueringsrapport og udkast til kontrakt.


Fordele ved dynamiske indkøbssystemer

  • Løbende optagelse af leverandører på dynamiske indkøbssystemer
  • Åbner op for løbende konkurrence
  • Leverandører kan tilbyde nye varer og ydelser
  • Ingen tidsbegrænsning af dynamiske indkøbssystemer (som ved rammeaftaler)
  • Kan formentlig minimere omkostninger til udbud
  • Mindre tidsforbrug i forbindelse med konkrete anskaffelser

Forfattere

Jesper Petersen Bach

Partner

Sebastian Greva

Advokat