Hvis du arbejder i det offentlige og jævnligt har borgerkontakt, har du sandsynligvis også oplevet borgere, der ved deres henvendelser skaber utryghed eller forstyrrer dit og dine kollegers arbejde. Her kan det som myndighed være relevant at kende rammerne for at begrænse visse borgeres adgang til forvaltningen.
Alle borgere har som udgangspunkt mulighed for at henvende sig til en offentlig myndighed. Det gælder fysisk og telefonisk henvendelse samt kontakt ved brev eller mail. Dette er en helt grundlæggende ret, da adgangen til kontakt kan være afgørende for en borgers mulighed for fx at få hjælp eller vejledning i en verserende sag.
Hvis en borger – fx pga. omfanget af henvendelser eller henvendelsernes karakter – udsætter en myndighed for åbenbart formålsløse opgaver eller urimeligt pres, så myndigheden belastes væsentligt, kan myndigheden inden for snævre rammer dog beslutte at begrænse eller afskære den enkelte borgers kontakt med myndigheden.
Hvilket hjemmelsgrundlag?
Der er ikke i den skrevne lovgivning en regulering af adgangen til at træffe afgørelse om at begrænse borgeres adgang til forvaltningen. Hjemmelsgrundlaget udledes derimod af ulovfæstede retsgrundsætninger om anstaltsforhold. Offentlige myndigheder har med disse retsgrundsætninger adgang til at udstede regler eller træffe konkrete beslutninger om en række praktiske forhold, fx adgangsforhold, sikkerhedsmæssige foranstaltninger mv. Dette kaldes anstaltsanordninger.
Betingelser
En begrænsning i adgangen til forvaltningen er bl.a. underlagt kravet om saglighed. Det betyder, at indgrebet skal være begrundet i hensyn til institutionens virksomhed – typisk ro og orden.
Derudover skal forvaltningen vælge det mindst indgribende middel til at opnå formålet. Hvis der findes andre, mindre indgribende midler (fx et mere begrænset kontaktforbud), vil beslutningen være i strid med proportionalitetsprincippet. I vurderingen vil man typisk skulle se på karakteren af de handlinger, der er gået forud for forbuddet, og hvilke begrænsninger der vil kunne mindske dette tilstrækkeligt.
Der skal normalt også fastsættes en tidsmæssig grænse, så en begrænsning ikke kommer til at gælde længere tid, end der er behov for.