Klagenævnet for Udbud har i en kendelse af 27. maj 2020, DXC Technology Scandi-health A/S mod Frederikshavn Kommune, slået fast, at Frederikshavn Kommune overtrådte principperne om ligebehandling og gennemsigtighed ved at anvende uens fremgangsmåde ved tildelingen af point for en række kvalitative delkriterier.

Den 5. april 2020 udbød Frederikshavn Kommune en kontrakt om et elektronisk omsorgsjournalsystem (EOJ-system).

Tildelingskriteriet var bedste forhold mellem pris og kvalitet, idet Frederikshavn Kommune havde fastsat følgende underkriterier:

  • Økonomi 25%
  • Funktionalitet og brugervenlighed 25%
  • Use Cases 25%
  • Drift og vedligehold 15%
  • Test og implementering 10%

Under hvert underkriterium, havde kommunen oplyst en række delkriterier. Ifølge udbudsbetingelserne blev de kvalitative delkriterier vurderet ud fra en helhedsvurdering af de for hvert delkriterium fastsatte krav, idet der for hvert delkriterium blev givet point på en skala fra 0-5.

Tre virksomheder, deriblandt DXC Technology Scandihealth A/S (DXC) og Systematic A/S (Systematic), afgav tilbud på kontrakten. Den 10. oktober 2019 offentliggjorde Frederikshavn Kommune, at Systematic havde afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud.

Forskellig tilgang til omregning af delkarakterer

Umiddelbart efter tildelingen, klagede DXC til Klagenævnet for Udbud. Klagenævnet tog i sin afgørelse alene stilling til en påstand om, at Frederikshavn Kommune ved evalueringen af de tilbudte Use Cases havde anvendt forskellige fremgangsmåder for overførsel af delkarakterer.

Forud for klagesagen, havde kommunen som redegørelse for evalueringen, fremsendt et regneark til DXC. Det fremgik af regnearket, at kommunens arbejdsgrupper til brug for evalueringen bl.a. havde givet hver Use Case en række delkarakterer.

Kommunen gjorde under klagesagen gældende, at disse delkarakterer alene var såkaldte "støttepoint" og således ikke var udtryk for kommunens endelige vurdering. Dette blev afvist af klagenævnet, bl.a. med henvisning til, at kommunen netop havde fremsendt regnearket til DXC, som dokumentation for kommunens evalueringsproces.

Af regnearket fremgik bl.a., at DXC's endelige karakter for Use Case 7 og 8 var beregnet som et gennemsnit af alle de afgivne delkarakterer, mens Systematics endelige point var beregnet ved alene at lægge vægt på de højeste delkarakterer. På den baggrund fandt Klagenævnet, at der i forhold til dette delkriterium klart var anvendt forskellige evalueringsmetoder.

Også ved evalueringen af en række andre Use Cases konstaterede Klagenævnet, at kommunen havde anvendt forskellige tilgange til evalueringen af tilbuddene, ligesom kommunen heller ikke havde anvendt den samme tilgang på tværs af de forskellige Use Cases.

Klagenævnet slår fast, at der er anvendt forskellige evalueringsmetoder og forskellige principper for beregning af den samlede score for delkriterierne på grundlag af enkelte delkarakterer, og at dette i flere tilfælde har medført en forskellig behandling af tilbuddene, uden at dette har kunnet begrundes på en gennemsigtig måde.

Da det ikke kunne udelukkes at overtrædelsen havde haft betydning for udbuddets udfald, annullerer Klagenævnet Frederikshavns Kommunes beslutning om at indgå kontrakt med Systematic.

Helhedsvurdering og vægtning af delkriterier

Kendelsen er for så vidt ikke overraskende. Det er således et grundlæggende udbudsretligt princip, at tilbud skal evalueres ens, herunder på baggrund af samme metode og principper.

Sagens springende punkt er de delkarakterer, som kommunens arbejdsgrupper anvendte i evalueringen af de forskellige User Cases, dadenne fremgangsmåde, selvom den ikke fremgår af udbudsbetingelserne, reelt får den konsekvens, at Frederikshavn Kommune bliver bundet heraf.

Udtrykkene "en samlet vurdering" eller "helhedsvurdering" er ofte anvendt i udbudsmateriale, og giver som udgangspunkt ordregiver et skøn i sin evaluering. Dette skøn "fratages" dog ordregiver, hvis ordregiver, som i den konkrete sag, i praksis vælger at sætte skønnet under regel ved fx at foretage en matematisk beregning af de endelige point. I så fald er ordregiver forpligtet til at anvende den samme beregningsformel på alle tilbud.

Der er hverken ifølge udbudsloven eller udbudsdirektivet krav om vægtning af eventuelle delkriterier - eller af de forhold, ordregiveren i øvrigt lægger vægt på i henhold til de oplyste under- og eventuelle delkriterier. Det kan imidlertid af klagenævnets praksis udledes, at delkriterier skal vægte (nogenlunde) lige, medmindre anden vægtning er oplyst.

Selvom det kan være fristende, blot at beskrive i sit udbudsmateriale, at evalueringen sker efter en "helhedsvurdering", er det vigtigt at have for øje, at det er nødvendigt at oplyse vægtning af krav og/eller delkriterier, hvis enkelte krav eller delkriterier skal vægte mere end andre.

Læs hele kendelsen fra Klagenævnet for Udbud


kontakt

Anne Katrine Elkjær-Holm

Advokat

Anders Jakobsen

Advokatfuldmægtig