I lyset af to nyere udtalelser fra Folketingets Ombudsmand og Ankestyrelsen sætter vi fokus på temakravet i offentlighedsloven.

Når man som myndighed skal træffe afgørelse om aktindsigt, bør man allerede fra starten være opmærksom på, om anmodningen opfylder identifikationskravet i offentligheds­lovens § 9, stk. 1, nr. 1, dels temakravet i § 9, stk. 1, nr. 2.

Identifikationskravet i nr. 1 indebærer, at en anmodning om aktindsigt skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige for, at myndigheden mv. kan identificere den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i. Temakravet nr. 2 indebærer, at den, der søger aktindsigt, skal angive temaet for den sag eller de dokumenter, der søges aktindsigt i. Reglerne sætter med andre ord rammer for såkaldte ‘fisketure', det vil sige regulerer, hvor brede anmodninger om aktindsigt myndig­hederne er forpligtede til at behandle.

Hvis en anmodning om aktindsigt ikke opfylder identifikations- og tema­kravet, skal myndigheden gå i dialog og vejlede anmoderen om reglerne med henblik på at få præciseret anmodningen. I sidste ende kan myndigheden afvise anmodningen, hvis kravene om identifikation og tema ikke opfyldes.

Om temaet ‘Afghanistan’

Folketingets Ombudsmand har i en udtalelse fra 25. januar 2022 taget stilling til, om ‘Afghanistan’ opfyldte temakravet i offentlighedslovens § 9, stk. 1, nr. 2.

Sagen angik en journalist, der havde sendt tre anmodninger om aktindsigt til Udenrigsministeriet. To af anmodningerne vedrørte dokumenter og e-mails, som udenrigsministeren henholdsvis departementschefen havde godkendt, sendt eller modtaget ‘med omtale af Afghanistan’. Den tredje anmodning vedrørte dokumenter sendt fra DANATO til Udenrigsministeriet ‘vedr. Afghanistan’. Alle anmodninger var afgrænset til en periode på tre måneder.

Udenrigsministeriet mente ikke, at anmodningerne opfyldte temakravet og afviste anmodningerne. Ministeriet henviste til, at de tre anmodninger ikke nærmere beskrev emnet for de dokumenter, som anmodningerne angik. Ifølge ministeriet var det dermed ikke tilstrækkeligt til at opfylde temakravet, at anmodningerne angav, at det ønskede materiale vedrørte eller indeholdt omtale af et bestemt land.

Ministeriet vejledte journalisten om, hvordan anmodninger kunne præciseres, herunder at det fx skulle præciseres, hvad materialet om det pågældende land skulle omhandle, og at et muligt tema fx kunne være ‘evakueringen fra Afghanistan’. Journalisten ønskede dog ikke at præcisere sine anmodninger nærmere.

Ombudsmanden udtalte, at en anmodning om aktindsigt i alle dokumenter til og fra bestemte myndigheder eller en bestemt person­kreds i en nærmere angiven periode ikke opfylder temakravet i offentligheds­lovens § 9, stk. 1, nr. 2. Angivelse af et land som eneste indholdsmæssige indskrænkning af en aktindsigts­anmodning medfører således ikke, at anmodningen derved begrænses til oplysninger med et reelt indholds­mæssigt fællesskab.

Ombudsmanden henviste dog til, at temakravet kan være opfyldt i relation til ‘tværgående spørgsmål’ og således kan være opfyldt, selvom anmodningen er afgrænset bredt emnemæssigt. Af hensyn til det offentliges ressourcer påpegede ombudsmanden dog samtidig, at nogle temaer vil være så overordnet og bredt formuleret, at de ikke opfylder temakravet.

Ombudsmanden var enig med Udenrigsministeriet i, at temaet ‘Afghanistan’ var for bredt og overordnet til at opfylde offentlighedslovens temakrav – særligt henset til Udenrigsministeriets ressortområde, der omfatter mange forskelligartede typer oplysninger om et land. Han lagde således vægt på, at temaet ‘Afghanistan’ i den konkrete sammenhæng kunne omfatte oplysninger af vidt forskellige forhold og problemstillinger uden anden sammenhæng end det geografiske område.

Om temaet ‘borgmesterens kommunikation med medier og journalister om kommunale forhold’

Ankestyrelsen har i en ny udtalelse fra 3. juni 2022 taget stilling til, om en anmodning om aktindsigt i ‘borgmesterens henholdsvis kommunal­direktørens kommunikation med medier og journalister om kommunale forhold i perioden 1. januar 2018 til dags dato’ levede op til tema­kravet.

Kommunen, der havde modtaget anmodningen, mente ikke, at det var tilfældet og bad derfor journalisten afgrænse og præcisere sin anmodning. Kommunen lagde vægt på, at både borgmesterens og kommunal­direktørens kommunikation med medier og journalister i embedsmedfør pr. definition omhandler kommunale forhold, og at anmodningen dermed reelt omfattede al kommunikation, som borgmesteren og kommunaldirektøren havde haft med medier og journalister i den pågældende periode.

Journalisten afgrænsede herefter anmodningen til at angå en række navngivne medier og præciserede, at det ønskede materiale omfattede både henvendelser fra og til de pågældende medier.

Efter at have udleveret en række dokumenter til journalisten, afviste kommunen journalistens anmodning om aktindsigt med henvisning til temakravet i offentlighedslovens § 9, stk. 1, nr. 2.

Ankestyrelsen vurderede imidlertid, at journalistens præcisering af anmodningen opfyldte identifikations- og temakravet, og at kommunen ikke kunne afvise anmodningen med den anførte begrundelse.

Ankestyrelsen lagde vægt på, at anmodningen var afgrænset ved, at der var defineret en bestemt indholds­mæssig aktivitet i form af borgmesterens henholdsvis kommunaldirektørens henvendelser til bestemte medier. Det ændrede ikke på det, at der var tale om et tværgående tema, idet Ankestyrelsen henviste til, at det fremgår direkte i forarbejderne til offentlighedslovens § 9, stk. 1, at tema­kravet også kan være opfyldt for anmodninger om aktindsigt i tvær­gående spørgsmål.

Derudover henviste Ankestyrelsen til, at anmodningen var tidsmæssigt afgrænset og derudover afgrænset til henvendelser fra borgmesteren og kommunaldirektøren til de pågældende medier, og at kommunen havde identificeret en række dokumenter, som kommunen havde meddelt akt­indsigt i.

Tværgående spørgsmål i overens­stemmelse med temakravet

Temakravet kan således være opfyldt, selvom der er tale om et tværgående spørgsmål, og temaet dermed er bredt afgrænset. Man må dermed acceptere visse ‘fisketure’.

Som ombudsmandsudtalelsen viser, bør den myndighed, der modtager anmodningen, dog være opmærksom på, om temaet er så overordnet og bredt formuleret, at temakravet alligevel ikke er opfyldt.

Inden myndigheden afviser anmodningen om aktindsigt med henvisningen til, at offentlighedslovens § 9, stk. 1, ikke er opfyldt, skal myndigheden vejlede anmoderen om, hvordan anmodningen kan afgrænses og præciseres, så den lever op til tema­kravet. Det er ikke alene i overens­stemmelse med myndighedens vejledningspligt, men understøtter også, at myndigheden bruger unødvendige ressourcer på at forsøge at forstå og finde frem til det materiale, anmodningen angår, samt ikke mindst at anmoder (hurtigere) får aktindsigt i det materiale, vedkommende reelt er interesseret i.

Tre opmærksomhedspunkter til den indledende behandling af anmodninger om aktindsigt

  • Hvilken lov skal anmodningen behandles efter? Forvaltningsloven (parter i afgørelsessager), offentlighedsloven eller (hvis anmodningen angår miljø­oplysninger) miljøoplysningsloven.
  • Opfylder anmodningen temakravet i offentlighedsloven? Hvis du er usikker på, hvordan anmodningen skal forstås, eller hvis den er så bredt formuleret, at anmodningen ikke lever op til temakravet, skal du gå i dialog med anmoderen omkring det.
  • Finder ressourcereglen i offentlighedsloven anvendelse? Hvis sagen skal afgøres efter offentlighedsloven og kræver betydelige ressourcer, kan det overvejes, om der kan gives afslag efter ressourcereglen. Inden en anmodning afvises efter ressource­reglen, skal myndigheden dog vejlede anmoderen om, hvordan anmodningen kan afgrænses.

Forfattere

Rikke Søgaard Berth

Partner

Emilie Loiborg

Advokat

Emma Sophie Bruun

Advokatfuldmægtig