Tre tips til ramme­aftaler efter Simon­sen & Weel-kendel­sen

Siden EU-Domstolen i en dom af 17. juni 2021 og senere Klagenævnet for Udbud i en kendelse af 9. november 2021 traf afgørelse i sagen ‘Simonsen & Weel mod Region Syddanmark og Region Nordjylland’, har de mulige afledte konsekvenser for brugen af ramme­aftaler været debatteret ivrigt.

Det står nu klart, at det fører til annullation af tildelingsbeslutningen, hvis ordregiver i forbindelse med et ud­bud af en ramme­aftale ikke har oplyst både ramme­aftalens anslåede og maksimale ramme.

Så hvor står vi nu? Er det slut med at bruge rammeaftaler, eller er de stadig et godt redskab, når man skal foretage et indkøb, hvor ens indkøbsbehov løbende kan ændre sig?

Vi vurderer, at rammeaftalen stadig er relevant og kommer derfor med tre tips til, hvordan ordregiver fremadrettet kan udbyde rammeaftaler og samtidig leve op til de udbudsretlige principper, der blev fastslået i Simonsen & Weel-sagen.

1. Oplys både den anslåede og den maksimale mængde og/eller værdi i udbudsbekendt­gørelsen

• Både den anslåede og den maksimale mængde og/eller værdi af ramme­aftalen bør angives i udbudsbekendt­gørelsen.
• Mængde og/eller værdi kan angives samlet, men kan også brydes ned på delaftaler. Hvis udbuddet består af flere delaftaler, og tilbudsgiver kan vælge ikke at afgive tilbud på alle del­aftaler, anbefaler vi, at den anslåede og maksimale mængde og/eller værdi angives på delaftaleniveau.
• Den anslåede mængde og/eller værdi angives i udbudsbekendtgørelsens pkt. II.1.5 for den samlede kontrakt og pkt. II.2.6 for den enkelte delkontrakt.
• Den maksimale mængde og/eller værdi angives i udbudsbekendt­gørelsens pkt. II.1.4 eller II.2.4 om beskrivelsen af den udbudte gen­stand, eller alternativt i pkt. VI om supplerende oplysninger.

2. Angiv den maksimale værdi i enheder fremfor i kroner

• Da EU-Domstolen udtrykkeligt skriver “mængde og/eller værdi”, er det vores opfattelse, at man kan nøjes med at oplyse enten mængde eller værdi i udbudsbekendtgørelsen.
• På områder, hvor der kan være risiko for større prisstigninger, fx som følge af stigende priser på materialer, anbefaler vi, at ordregiver i udbuddet oplyser rammeaftalens maksimale mængde fremfor den maksimale økonomiske værdi.
• Den maksimale ramme kan fx angives som en procentvis andel over den anslåede ramme, som ofte vil være baseret på et historisk forbrug. Som det også gælder for angivelsen af rammeaftalens anslåede ramme, er fastsættelsen af den maksimale ramme baseret på ordregivers bedste skøn.

3. Indsæt kontraktvilkår om den maksimale ramme

• Når den maksimale ramme for ramme­­aftalen er nået, har rammeaftalen udtømt sin virkning, og ordregiver vil herefter ikke lovligt kunne trække på rammeaftalen.
• Vi anbefaler, at rammeaftaler tilføjes en bestemmelse om, at aftalen automatisk ophører, når den maksimale ramme nås. Dermed har ordregiver sikret sig den aftaleretlige mulighed for uden videre at kunne komme ud af aftalen.
• Desuden anbefaler vi, at ordregiver i rammeaftalen sikrer sig en mulighed for at forhøje rammen (mængde eller værdi) inden udløbet af rammeaftalens indkøbsperiode og angiver, hvor meget forhøjelsen kan udgøre.