Persondatareglerne sikrer, at enhver har ret til at få slettet oplysninger om sig selv. Samtidig følger det dog af lovgivningen, at offentlige myndigheder er underlagt krav om notatpligt og journalisering. I denne artikel stiller vi skarpt på samspillet mellem de to regelsæt.

En borger har som udgangspunkt ret til at få personoplysninger om sig selv slettet (retten til at blive glemt) af den data­ansvarlige myndighed – og det skal ske uden unødig forsinkelse. Det følger af artikel 17 i databeskyttelsesforordningen.

Udgangspunktet gælder dog ikke, hvis den dataansvarlige myndighed skal:

1. overholde en retlig forpligtelse
2. udøve en opgave i samfundets interesse, eller
3. udføre en opgave, som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som myndigheden er blevet pålagt.


Denne undtagelse er væsentlig i det offentlige, hvor behandling af person­oplysninger ofte sker netop af de nævnte grunde.

Retten til at blive glemt er således en sandhed med modifikationer i det offentlige, fordi en myndighed ofte er pålagt at behandle personoplysninger som led i myndighedsudøvelsen. Myndighedens pligt kan følge af sær­lov­givningen, og herudover gælder de tværgående regler om notat- og journaliseringspligt, dels i offentligheds­lovens §§ 13 og 15, dels som ulov­bestemte retsgrundsætninger.

Notatpligt og journalisering

Pligten til snarest muligt at føre notat i sager, hvor der vil blive truffet afgørelse af en myndighed, og hvor myndigheden er blevet bekendt med oplysninger om en sags faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger i offentlighedslovens § 13, medfører således, at person­oplysninger ofte skal noteres af myndigheden. Derudover skal væsentlige sagsekspeditionsskridt, hvilket også kan omfatte personoplysninger, noteres efter ulovbestemte retsgrundsætninger.

Dokumenter, der er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling samt interne dokumenter i endelig form, skal journaliseres efter offentlig­heds­lovens § 15. Det gælder også, når dokumentet indeholder person­oplysninger. Pligten til at journalisere dokumenter med personoplysninger indebærer dermed, at en myndighed i vidt omfang er underlagt en pligt til at behandle personoplysninger.

Hvorfor tage notat og journalisere?

Hensynene bag reglerne om notat- og journaliseringspligt tilgodeser både myndigheden og borgeren.

Først og fremmest skal person­oplysningerne behandles for at kunne opfylde en række retssikkerheds­garantier for borgeren, som kommer til udtryk i bl.a. reglerne om aktindsigt og partshøring.

Derudover understøtter behandlingen af personoplysninger også et dokumentationshensyn, som er væsentligt, hvis borgeren ønsker at gøre et krav mod myndigheden gældende. Endelig tilgodeses kontrolhensyn, og uden behandlingen af personoplysninger ville administrative kontrolinstanser ikke kunne undersøge, om myndigheden overholder gældende ret.

Reglerne om retten til at blive glemt må vige

På grund af hensynene bag reglerne om notat- og journaliseringspligt er retten til at blive glemt modificeret i det offentlige. Det indebærer, at en offentlig myndighed i almindelighed hverken er berettiget eller forpligtet til at slette bestemte dokumenter, der indgår i en sag, under henvisning til offentligheds­lovens regler om notat- og journali­serings­pligt og arkivlovens regler. Det indebærer også, at sletning normalt kun kan ske, hvis der er lov­hjemmel dertil.

Der er dog visse tilfælde, hvor det er nødvendigt at slette person­oplysningerne, selvom der ikke er en specifik lov­hjemmel. Det kan fx være, hvis person­oplysningerne er blevet sendt til myndigheden ved en fejl og dermed ikke indgår i en verserende sag, eller hvis personoplysningerne indgår i et dokument, der er fejloprettet på en sag. Derudover bør myndigheden også slette kopier af dokumenter på lokale drev med personoplysninger, som også er journaliseret i ESDH-systemer og arkivversioner deraf.

Fælles for disse situationer er, at behandlingen af personoplysningerne ikke er nødvendig for at kunne overholde en retlig forpligtelse til fx at tage notat eller journalisere, at udøve en opgave i samfundets interesse eller at udføre en opgave, som henhører under offentlig myndighedsudøvelse.
Samspillet mellem de databeskyttelses­retlige regler og de forvaltningsretlige regler indebærer altså, at der er en formodning imod, at der skal slettes personoplysninger i det offentlige.

Fire gode råd om håndtering af anmodninger om sletning

Da samspillet mellem reglerne kan give anledning til tvivl, har vi samlet fire gode råd til, hvordan du håndterer en anmodning om sletning:

1. Når du modtager en anmodning om sletning, skal du indledningsvis danne dig et overblik over, om de pågældende oplysninger er om­fattet af notatpligten eller indgår i et dokument, der er journaliserings­pligtigt. Hvis det er tilfældet, er oplysningerne som det helt klare udgangspunkt nødvendige for myndighedsudøvelsen, og så skal og må de ikke slettes.

2. Hvis de pågældende oplysninger ikke skal slettes, er det en god idé at over­veje, om det i stedet for er muligt at: lade borgeren tilføje sin opfattelse af de korrekte oplysninger til sagen rette oplysningerne, hvis de er fejlbehæftede, eventuelt i et nyt dokument blokere oplysningerne ved at sætte indblikskoder eller læse­begrænsning på sagen eller dokumentet.

3. Fastsæt en procedure, der gør det muligt at besvare anmodninger om sletning inden for tidsfristen i data­beskyttelsesforordningens artikel 12(3). Modtagelsen af anmodningen skal bekræftes, og som udgangs­punkt skal anmodninger om sletning være besvaret inden for en måned. Det gælder også, selvom en anmodning om sletning ikke skal imødekommes på grund af undtagelserne. I særligt komplekse sager, eller hvis der er henvendelser fra mange borgere samtidigt, kan sagsbehandlingstiden forlænges til tre måneder.

4. Husk, at når du svarer på en anmodning om sletning, er det ikke blot en borgerhenvendelse, som besvares. Det er en afgørelse. Derfor skal kravene i de almindelige, forvaltnings­retlige regler i bl.a. forvaltningsloven til afgørelser iagttages, fx reglerne om begrundelse.

Forfattere

Birgitte Toxværd

Partner

Rikke Søgaard Berth

Partner

Emilie Loiborg

Advokatfuldmægtig