Kommunerne igangsætter bygge- og anlægsprojekter for flere milliarder årligt. Projekterne omfatter fx klimasikring, renovering og nyanlæggelse af veje, cykelstier, etablering af parkanlæg mv.
Projekterne er kendetegnet ved, at de skal gennemføres inden for rammerne af en række offentligretlige regler som fx udbudsloven, miljø- og planlovgivningen samt miljøvurderingsloven. Desuden er projekterne underlagt politisk vedtagne krav til projektøkonomi (anlægsbevillinger) og deadlines.
Der er med andre ord mange elementer, der skal tages højde for, når man som kommunal bygherre står for at skulle igangsætte et kommunalt bygge- og anlægsprojekt. Derfor er forberedelsesfasen særlig vigtig.
Udarbejdelse af udbudsmaterialet
Et væsentligt fundament for at sikre gennemførelsen af det kommunale bygge- og anlægsprojekt til tiden og inden for de bevilgede økonomiske rammer er aftalegrundlaget med de rådgivere og entreprenører, som skal gennemføre projektet på kommunens vegne. Aftalegrundlaget er som altovervejende hovedregel indeholdt i udbudsmaterialet.
De aftaler, der indgås med rådgivere og entreprenører, skal være dækkende og give kommunerne det bedst mulige grundlag for gennemførelsen af projekterne.
Som kommunal bygherre er det derfor vigtigt at sikre sig, at udbudsmaterialet indeholder en beskrivelse af alle ydelser og de krav, som de bydende rådgivere og entreprenører skal imødekomme, og som tager højde for de forskellige anlægsfaser i projektet.
Hvis ikke man har fået alle krav med fra start, kan det efterfølgende blive en vanskelig og meget dyr proces at få på plads med den valgte rådgiver eller entreprenør. Derudover kan det udbudsretligt blive et problem, hvis den ønskede tillægsydelse indebærer en væsentlig ændring af den indgåede kontrakt.
Særligt vedrørende udbud af rådgivningsydelserne
Større rådgivnings- og projekteringsopgaver udbydes ofte som totalrådgivning, hvor bygherren får rådgivning om alle dele af byggeprojektet fra start til slut.
Det vil typisk være totalrådgiveren, der foretager de forundersøgelser og planlægningsopgaver, der er nødvendige for at realisere det planlagte bygge- og anlægsarbejde. Det kan fx være opgaver relateret til vurdering af byggegrundens egnethed, miljøundersøgelser på grunden samt vurdering af øvrige relevante natur- og planforhold.
Det er som regel også totalrådgiveren, der står for at indhente de nødvendige myndighedsgodkendelser og tilladelser til projektet, og som sørger for at indhente eventuelle nødvendige dispensationer.
Desværre sker det ind imellem, at selve projekt- og ydelsesbeskrivelsen ikke fuldt ud tager højde for eller ikke klart nok beskriver de opgaver, der skal løses for at komme i mål med projektet. Det gælder særligt for de opgaver, der skal løses vedrørende natur- og miljømæssige forhold.
Årsagen til det er formentlig kompleksiteten af opgaverne på det natur- og miljøretlige område og det forhold, at totalrådgiveraftalerne typisk udbydes tidligt i processen. Det betyder, at selve projektet er meget sparsomt beskrevet på det tidspunkt, hvor totalrådgiveraftalerne sendes i udbud.
Det kan fx være tilfældet, når det planlagte bygge- og anlægsprojekt skal opføres tæt på eller i forbindelse med et beskyttet naturområde.
De såkaldte Natura 2000-områder har til formål at bevare og beskytte naturtyper og vilde dyre- og plantearter. Beskyttelsen indebærer, at det kan være nødvendigt at vurdere, om det ansøgte i sig selv eller i forbindelse med andre planer og projekter kan påvirke et Natura 2000-område væsentligt (en væsentlighedsvurdering).
Hvis det ansøgte viser sig at kunne påvirke et Natura 2000-område væsentligt, skal der også foretages en nærmere konsekvensvurdering af projektets påvirkninger på Natura 2000-området.
Konsekvenserne for projektet
Som bygherre er det vigtigt at være opmærksom på, at en fyldestgørende beskrivelse af opgaverne relateret til håndteringen af natur- og miljøforhold kan være afgørende for den efterfølgende overholdelse af tidsplan, projektøkonomi og i sidste ende muligheden for at realisere det konkrete projekt.
Fremgår det ikke klart af udbudsmaterialet i eksemplet ovenfor vedrørende et Natura 2000-område, at tilbuddet skal inkludere tid til at udarbejde en væsentlighedsvurdering og en eventuel konsekvensvurdering, vil det kunne medføre ekstraarbejde og ekstra omkostninger i sidste ende. Ligesom tidsplanerne for projekternes realisering vil skulle ændres.
Det kan tilsvarende have stor betydning for et bygge- og anlægsprojekt, om der skal udarbejdes en vurdering efter miljøvurderingsloven, om projektet forudsætter håndtering af forurenet jord, fredede arealer, eller om der skal udarbejdes en ny lokalplan.
Hvis udbuddet ikke indeholder en klar beskrivelse af, at rådgiver skal stå for at håndtere de nødvendige forundersøgelser, indhente dispensationer og tilladelser samt sikre en hensigtsmæssig koordinering af tidspunktet for meddelelse af disse, kan et bygge- og anlægsprojekt meget let forsinkes eller fordyres.
Tilsvarende er det naturligvis relevant at få klarlagt eventuelle uoverkommelige hindringer for et projekt så tidligt som overhovedet muligt.
Anbefalinger og løsningsforslag
Som nævnt er forberedelsen af udbud af bygge- og anlægsprojekter vigtig, så man som ordregiver får stillet de rigtige krav og får beskrevet ydelserne korrekt.
Ligesom alle de øvrige krav til projektet, skal indholdet i rådgivernes og entreprenørernes ydelser så vidt muligt belyses fra start og indarbejdes i udbudsmaterialet, så det er klart, hvad der forventes af tilbudsgiverne. Kravene til ydelsen kan formuleres både som konkurrencekrav, eller som krav der forudsættes opfyldt, og som derfor ikke indgår som en del af tildelingen af kontrakten.
Fyldestgørende konkurrenceudsættelse af flest mulige ydelser som en del af det samlede projekt giver ordregiver det bedste grundlag for at vurdere de modtagne tilbud, ligesom man lettere undgår tvister om ansvarsfordeling og indholdet af rådgivningsforpligtelsen.
Vi har her oplistet en række anbefalinger, som efter vores vurdering kan være med til at give et godt grundlag for at gennemføre det enkelte projekt:
- Overvej dialog med markedet forud for gennemførelsen af det konkrete udbud. I en markedsdialog kan man som ordregiver dels få afprøvet nogle af sine egne betragtninger om projektets gennemførelse, dels få relevant input fra forskellige aktører på markedet til elementer, som man måske ikke selv var opmærksom på.
- Overvej om I ønsker at indgå aftale med én leverandør, som skal kunne håndtere alle dele af projektet. Eller om I som ordregiver selv ønsker en mere aktiv rolle og derfor ønsker at dele projektet op i flere aftaler, som I selv står for styringen af.
- Vær opmærksom på at få identificeret de opgaver, der skal varetages i relation til håndtering af plan-, natur- og miljøforhold fra starten af. På den måde står det klart for tilbudsgiverne, hvilke dele af processen de har ansvaret for. Det vil også gøre den efterfølgende kontraktopfølgning lettere.
- Gør projekt- og ydelsesbeskrivelser så klare og tydelige som muligt. Det vil begrænse antallet af ekstraarbejder.