Denne nyhed er den seneste i en artikelserie, hvor Horten giver dig en update på den nyeste praksis om aktindsigt. Nederst i artiklen finder du links til vores tidligere nyheder med praksisopdateringer samt vores webinarserie om emnet.
Ankestyrelsen: Afslag på aktindsigt i kommunes risikovurderinger og konsekvensanalyser vedrørende IT-systemer var berettiget
En borger søgte aktindsigt i de risikovurderinger og konsekvensanalyser, Vejen Kommune havde udarbejdet i forbindelse med kommunens implementering af IT-systemer.
Kommunen gav afslag i dokumenterne med henvisning til, at der var tale om interne dokumenter, som kan undtages fra aktindsigt efter offentlighedslovens § 23.
Der gælder dog en pligt til at ekstrahere oplysninger om sagens faktiske grundlag, hvis de er relevante, i interne dokumenter undtaget for aktindsigt. Med henvisning til, at oplysninger i risikovurderinger og konsekvensanalyser har en karakter, som gør, at en offentliggørelse vil udgøre en konkret og væsentlig it-sikkerhedsrisiko, undlod kommunen at ekstrahere oplysninger med henvisning til offentlighedslovens § 33, nr. 5.
Efter denne bestemmelse kan retten til aktindsigt begrænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.
Ankestyrelsen var enig i kommunens afgørelse og foretog sig ikke yderligere i sagen.
Læs Ankestyrelsens udtalelse af 25. januar 2023
Indenrigs- og Sundhedsministeriet har taget stilling til chefbegrebet i offentlighedslovens § 21, stk. 3, 2. pkt.
Kommunernes Landsforening (KL) anmodede ministeriet om at tage spørgsmålet om fortolkningen af chefbegrebet i offentlighedslovens § 21, stk. 3, 2. pkt., op til behandling. KL henviste i den anledning til fire konkrete tilsynsudtalelser, hvor Ankestyrelsen havde forholdt sig til, om kommunalt ansatte afdelings- og teamledere kunne anses som omfattet af bestemmelsens chefbegreb.
Udgangspunktet i offentlighedsloven er, at der ikke gives aktindsigt i personalesager, herunder oplysninger om ansættelsesforhold og forfremmelse. Det fremgår af § 21, stk. 1 og 2. Efter bestemmelsens stk. 3 kan der imidlertid gives indsigt i oplysninger som offentligt ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser. For ansatte i chefstillinger er dette anvendelsesområde udvidet til også at gælde disciplinære reaktioner.
KL mente, at denne undtagelse skal fortolkes snævert. Dette begrundedes bl.a. med hensynet til at sikre de ansatte mod usikkerhed og utryghed, hensyn til at sikre forvaltningens effektivitet og undgå mulig pression af de ansatte, samt hensyn til at det offentlige kan tiltrække og fastholde kvalificerede medarbejdere.
Ministeriet udtalte, at der skal foretages en konkret vurdering, hvor der skal lægges vægt på ledelsesbeføjelser, lønforhold og stilling i det administrative hierarki. Dog er ansatte på ledelsesniveau 1 og 2 altid at betragte som chefer i overensstemmelse med bestemmelsen. Dette følger af forarbejderne til bestemmelsen.
På baggrund heraf udarbejdede ministeriet retningslinjer for de ledelsesniveau 3-5, hvilket fremgår af skrivelsen.
Ministeriet udtalte desuden, at der på grund af forskel i kommuners størrelse og organisation kan være forskel på, hvad chefernes opgaver omfatter på de forskellige niveauer. Ministeriet anmodede ankestyrelsen om at genoptage de 4 sager.
Læs ministeriets udtalelse af 20. januar 2023
Folketingets Ombudsmand: Tre dokumenter havde ikke mistet deres interne karakter efter udveksling mellem forskellige enheder i Skattestyrelsen
En journalist hos DR søgte aktindsigt hos Skatteforvaltningens borger- og retssikkerhedschef vedrørende data på Vurderingsstyrelsens portal om det nye ejendomsvurderingssystem.
Borger- og retssikkerhedschefen gav journalisten delvist afslag, hvad angår et telefonnotat udarbejdet af borger- og retssikkerhedschefen og et endeligt notat om et møde mellem borger- og retssikkerhedschefen og Vurderingsstyrelsen.
Dokumenterne blev undtaget for aktindsigt som interne dokumenter efter offentlighedslovens § 23, stk. 1 (dog skete der også ekstrahering og udlevering efter meroffentlighedsprincippet i et vist omfang).
I forhold til dokumenternes interne karakter kan det fremhæves, at telefonnotatet ikke var afgivet til andre. Mødenotatet og et udkast hertil var udarbejdet hos borger- og retssikkerhedschefen og udvekslet med Vurderingsstyrelsen, dvs. med en anden enhed inden for Skatteforvaltningen.
Journalisten klagede over afgørelsen til Skatteankestyrelsen, der stadfæstede afgørelsen i sin helhed. Journalisten klagede herefter til Folketingets Ombudsmand.
Ombudsmanden fremhævede forarbejderne til bestemmelsen, hvoraf det fremgår at "et dokument, der udveksles mellem forskellige enheder inden for samme myndighed (intern afgivelse), betragtes som et internt dokument, idet der ikke er tale om afgivelse til udenforstående.”
Ombudsmanden var derfor enig i, at der var tale om interne dokumenter efter offentlighedslovens § 23, stk. 1, nr. 1. Ombudsmanden fandt herudover ikke anledning til at kritisere myndighedernes ekstrahering og vurdering af meroffentlighed.
Læs Folketingets Ombudsmands udtalelse af 19. april 2023
Miljø- og Fødevareklagenævnet: En myndighed er ikke efter miljøoplysningsloven forpligtet til at frembringe nye oplysninger eller udarbejde nye dokumenter, som ikke eksisterer, med henblik på at imødekomme en anmodning om aktindsigt
Hedensted Kommune gav delvist afslag på en aktindsigtsanmodning fra en borger, der søgte aktindsigt i dokumenter vedrørende bl.a. en virksomheds miljøgodkendelse.
Borgeren klagede over afgørelsen til Miljø- og Fødevareklagenævnet og gjorde blandt andet gældende, at kommunen ikke respekterede arkivloven, når kommunen ikke kunne finde et dokument. Folketingets Ombudsmand har ifølge klager fastslået, at når dokumenter bortkommer, påhviler det myndigheden at genskabe dokumenterne bedst muligt. Klager var desuden overbevist om, at virksomheden var i besiddelse af dokumentet, og at kommunen derfor burde henvende sig der for at få dokumentet udleveret.
Nævnet startede indledningsvist med at fastslå, at der var tale om miljøoplysninger efter miljøoplysningsloven. Efter miljøoplysningslovens § 2, stk. 1 skal aktindsigt i miljøoplysninger behandles efter offentlighedsloven fra 1985.
Herefter fastslog nævnet, at miljøoplysningsloven alene gælder retten til at blive gjort bekendt med miljøoplysninger, som er i myndighedens besiddelse eller opbevares for denne. Der gjaldt således ikke en pligt for kommunen til at frembringe nye oplysninger eller udarbejde nye dokumenter, som ikke eksisterer.
Nævnet lagde endelig til grund, at kommunen ikke var besiddelse af dokumentet, og at dette ikke var opbevaret et andet sted. Nævnet fandt ikke at have kompetence til at vurdere en eventuel overtrædelse af arkivloven. Nævnet stadfæstede herefter kommunens afgørelse.
Læs Miljø- og Fødevareklagenævnets afgørelse af 1. februar 2023
Miljø- og Fødevareklagenævnet afviste at realitetsbehandle et afslag på aktindsigt i juridiske redegørelser om håndtering af spildevand
En borger søgte aktindsigt i alle sager vedrørende spildevandsafledning, en redegørelse for det juridiske grundlag for at anvende tryksatte systemer ved spildevandsafledning samt en redegørelse for retsgrundlaget for Næstved Kommunes krav om udskiftning af bundfældningstanke.
Næstved Kommune gav klager indsigt i alle sager vedrørende spildevandsafledning, men afslag på indsigt i redegørelserne, da kommunen hverken var i besiddelse af redegørelser eller var forpligtet til at udarbejde dem.
Borgeren klagede herefter til Miljø- og Fødevareklagenævnet. Nævnet afviste at realitetsbehandle sagen, da kommunen ikke var i besiddelse af sådanne redegørelser. Selv hvis redegørelserne eksisterede, ville de have en så generel karakter, at de ikke nødvendigvis ville indgå i de konkrete afgørelsessager, som nævnet har kompetence til at behandle.
Læs Miljø- og Fødevareklagenævnets afgørelse af 9. marts 2023
Læs vores øvrige artikler i serien om aktindsigt
Se også vores webinarserie Seneste nyt om aktindsigt